Assistant de Direction - Responsable Administratif et Financier - Aubervilliers H/F - Fonction publique Territoriale

Mission principale : Sous la responsabilité hiérarchique du directeur, l'assistant.e de direction des moyens Généraux est en charge de l'organisation professionnelle du directeur, d'optimiser son activité, de le seconder dans les tâches administratives, de réceptionner le courrier, d'y répondre, de gérer les appels téléphoniques et sa communication

Missions principales

* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur
* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
* Organiser les déplacements du directeur
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
* Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers
* Intégrer les priorités des services dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
* Recherche et diffusion d'informations
* Gestion du courrier de la direction
* Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
* Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
* Préparer les arrêtés et les délibérations de la direction
Missions secondaires

* Elaboration du budget, analyse statistique et prospective de la direction
* Gestion et exécution du budget de fonctionnement et d'investissement
* Suivi des marchés publics en collaboration avec les chefs de service.
* Maîtrise des opérations comptables et recherche de financements
* Optimisation des achats
Toutes autres activités nécessaires au bon fonctionnement du service

Savoir
* Connaissances des collectivités territoriales, du service public
* Compétence en matière de gestion des ressources humaines

Savoir faire
* Outils bureautiques
* Gestion administrative et financière
* Normes rédactionnelles
* Méthode de classement et d'archivage
* Modalités d'accueil
* Techniques de prise de notes
* Techniques de numérisation
* Veille informationnelle
* Veille réglementaire
* Organisation d'événements

Savoir être
* Sens du service public
* Rigueur
* Autonomie
* Discrétion
* Probité