Assistant·e de Formation Bilingue au Sein du Service de la Scolar H/F - Universite de Strasbourg

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
CDD d'1 an renouvelable à compter du 25/08/2025
Catégorie : B Corps : Technicien
Rémunération selon grille de la Fonction Publique

La fiche de poste est consultable sur le site de l'Université de Strasbourg.
Poste : Assistant.e de formation bilingue au sein du service de la scolarité de la Section française du CEIPI

- -> Mission : L'agent est chargé-e de la gestion pédagogique, administrative et logistique des actions de formation, diplômantes ou non, au sein du service de scolarité de la Section française du CEIPI. Il/elle participe au développement des projets de formation en cours, qu'ils soient liés à l'offre existante ou à de nouvelles initiatives. L'agent contribue également à la conception, à l'adaptation ou à l'amélioration des outils de gestion, des procédures administratives et des modes d'organisation, dans une logique d'amélioration continue du service rendu et de conformité aux exigences en matière de qualité et de certification des formations.

- -> Activité :

- Gérer les campagnes de candidatures des étudiants en formation initiale sur les plateformes Mon Master et eCandidat ; préparer les dossiers pour les commissions d'admission.
- Assurer l'inscription administrative et pédagogique des étudiants ; les accompagner dans leurs démarches (obtention de visa, recherche de logement, assurance, etc.).
- Elaborer et suivre les emplois du temps en lien avec la direction des études et le responsable de la scolarité ; assurer le suivi pédagogique (assiduité, résultats, réponse aux demandes, etc.).
- Préparer, organiser et gérer administrativement les examens, ainsi que les jurys.
- Assurer le suivi administratif des inscrits en formation continue : gestion des candidatures et des inscriptions, suivi des contrats et conventions de formation professionnelle, facturation, évaluation des formations.
- Organiser les enseignements sur les plans administratif et logistique (réservation de salles, mise à disposition du matériel pédagogique, gestion logistique des formats distanciel ou hybride).
- Gérer les intervenants : prise en charge administrative des déplacements, préparation et suivi des contrats d'enseignement.
- Accueillir, renseigner et orienter les différents publics (enseignants, étudiants, stagiaires, partenaires extérieurs).

- -> Compétences :

Savoir sur l'environnement professionnel
- L'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche.
- L'organisation et le fonctionnement des établissements publics, notamment pour le secteur universitaire.
- Les missions de la composante.
- L'organisation et l'activité de la composante.
- Domaine de la formation continue.
- Notions de base de la facturation et la saisie de factures.

Savoir-faire opérationnel
- Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative (maîtrise).
- Planification et organisation matérielle d'une activité de formation, notamment continue.
- Maîtrise des logiciels de bureautique (notamment Word, Excel et PowerPoint) et des outils de gestion associés à l'activité (Apogée, ADE, eCandidat, Ametys).
- Vérification et classement d'informations administratives.
- Rédaction de documents d'information et de communication.
- Maîtrise de l'anglais (bilingue).
- Connaissance du fonctionnement des plateformes/outils de l'organisation de cours à distance.

- -> Conditions particulières d'exercice :

- Organisation du travail suivant le calendrier universitaire.
- Disponibilité requise certains samedis et, ponctuellement, en fin de journée, en fonction des contraintes liées à l'organisation des formations.
- Travail sur écran prolongé.

Contact pour renseignements sur le poste :
Stéphane THOMAS, Responsable administratif du CEIPI - mail : ****@****.**
Pour postuler, adressez votre CV et lettre de motivation au plus tard le 25/06/2025, à : ****@****.**

Experience : Débutant accepté

Langues : Anglais exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.