Assistant de Direction H/F - Nantes Métropole

La Direction vie associative (DVA) porte une politique publique et mène des actions d'animation socio-culturelle qui participent à la cohésion sociale et au mieux vivre ensemble dans la cité

Accompagnement à la mise en place de cette nouvelle Direction Générale
Organiser l'ensemble des temps de travail concourant à la mise en place collective de cette nouvelle direction générale d'ici à l'été 2021
Développer et mettre en place des outils collaboratifs soutenant le fonctionnement, la vie quotidienne de la future Direction Générale
Pilotage de l'activité de la Direction Générale :
Piloter des réunions clefs de la vie de la DG, de leur programmation à leur compte-rendu (réunions de DG, réunions Elus/Cabinet...)
Préparer les instances (inscription à l'agenda, suivi de la préparation des dossiers au BM, CM, GVT, G3, trilatérale avec Mme la Maire)
Diffuser et suivre les commandes aux CR et équipes pour garantir leur réalisation
Organiserdes séminaires de la DG (2 fois par an) et temps conviviaux (1 fois par an)
Coordonner l'activité des Assistantes de direction des Directeurs de CR
Gérer les outils collaboratifs en ligne (espace co DG CITES, Adjoints de quartiers, Task force centralité) supports aux collaborations et à la vie de la DG
Gestion d'agendas, de réunions en ligne :
Prendre les rendez-vous et organiser des réunions
Réserver les salles de réunion, le matériel, les véhicules pour des déplacements à l'extérieur
Rédiger, mettre en page et diffuser l'ordre du jour des réunions et les invitations
Préparer les dossiers
Prendre des notes, rédiger le compte-rendu des réunions
Accueil téléphonique (et physique) pour le directeur Général et l'équipe de Direction :
Réceptionner les appels et les filtrer
Cibler la demande, la décrypter, la reformuler
Renseigner en direct ou orienter vers le bon interlocuteur
Prendre des messages et des rendez-vous
Avoir des retours sur l'état d'avancement d'un dossier afin de donner des informations si nécessaire
Rédaction de notes, de courriers, de comptes-rendus :
Contacter les différents interlocuteurs afin de recueillir les informations nécessaires, vérifier les informations disponibles et cohérentes afin de
Préparer le courrier
Rédiger des courriers, des notes, des comptes-rendus
Répondre à des mails sur la base des consignes transmises

Vous avez une bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'une collectivité territoriale.
Vous disposez idéalement d'une expérience sur un poste d'assistant·e de direction ou sur un poste similaire.

Vous maitrisez les outils bureautiques, des techniques de secrétariat (accueil, gestion de l'agenda, etc.)

Vous avez le sens de l'organisation, de la rigueur, autonomie et discrétion.

Vous êtes reconnu pour vos qualités relationnelles (orales et écrites), ainsi que pour capacité à travailler en équipe et pour votre investissement.

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