Office Manager - Hem- CDI - Positive H/F - Positive Group France

Descriptif du poste
En tant qu'Office Manager, vous jouez un rôle clé dans la vie quotidienne des bureaux et dans l'expérience des collaborateurs. Vous êtes à la fois le premier visage de l'entreprise, un facilitateur logistique, un relais interne de confiance et un garant du bon fonctionnement de nos espaces.

Rattaché à Audrey, Directrice People&Impact France, et au sein de l'équipe People & Impact, vos missions principales sont :

La gestion administrative
Accueillir avec professionnalisme candidats, collaborateurs, partenaires et tous visiteurs (physique et téléphonique)
Gérer le courrier entrant/sortant
Assurer la gestion des relations avec les prestataires externes (services généraux, fournisseurs)
Suivre les commandes de fournitures et gérer les stocks (boissons fraîches, viennoiseries, corbeilles de fruits, matériels de bureau etc.).

Le support opérationnel aux équipes
Appuyer les dirigeants et les équipes dans l'organisation logistique : réservations de salles, déplacements, plateaux-repas
Être un relais réactif pour les besoins du quotidien.

La gestion des locaux
Garantir des espaces de travail accueillants, organisés et fonctionnels (open space, salles de réunion, espaces détente)
Coordonner les déménagements ou aménagements internes.

Communication interne
Être un point de contact visible et accessible pour les équipes
Relayer les informations internes (actualités, annonces, consignes)
Assurer une coordination fluide avec les autres bureaux du groupe.

Soutien People & Impact
Participer à l'onboarding des nouveaux collaborateurs (welcome kit, accueil, logistique, documents)
Gérer certains volets administratifs RH : visites médicales, mutuelle, Opco etc.

Profil recherché
Vous êtes reconnu-e pour votre sens de l'accueil, votre écoute et votre capacité à créer du lien avec les autres. Organisé-e et fiable, vous savez jongler entre plusieurs sujets tout en gardant le sens des priorités. Vous avez le goût du service, de la rigueur et du détail, et vous aimez faire en sorte que tout fonctionne. en toute discrétion.

À l'aise dans des environnements dynamiques et en évolution, vous appréciez la polyvalence et vous êtes à l'aise avec les outils numériques du quotidien (Google Workspace, Slack, etc.). Une première expérience dans l'assistanat, l'office management, l'accueil ou les RH est un plus apprécié, mais ce qui compte surtout, c'est votre posture, votre énergie et votre envie de contribuer à la qualité de vie au travail.

Positive étant un groupe européen il est important d'être à l'aise en anglais, au minimum à l'écrit.

Rémunération et avantages :
30H00 du lundi au vendredi. Présence les matins de 9h à 12H30 et organisation du reste de la semaine à convenir ensemble.
Prime de participation (environ 1 mois et demi de salaire), Plan d'Epargne Entreprise
Mutuelle famille (46€/mois) et prévoyance
Carte titres restaurant : 9.20 €/jour (participation employeur : 5,52 €)
Crèche d'entreprise
Avantages liés à l'environnement de travail : vaste parking sécurisé avec abris à vélo, bornes de recharge électrique, bureaux ergonomiques, boissons chaudes et froides gratuites, viennoiseries et corbeilles de fruits, frigo connecté, salle de pause équipée de plusieurs frigos et micro-ondes mais aussi de canapés et d'un écran TV, salle de sport avec douches aménagée avec divers équipements sportifs, tables de ping-pong, terrains de sport (pétanque, tennis,) etc.
Avantages liés à notre CSE : événements d'entreprise, afterworks, cours de sport avec un coach, cartes cadeaux, chèques vacances, etc.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Édition de logiciels applicatifs

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.