Assistant de Direction Bilingue Anglais H/F - Pôle Emploi

Organisation de l'agenda du Dirigeant et accueil :

- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés.) ;
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques ;
- Accueillir physiquement les rendez-vous ;
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques.) ;
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.) ;
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du Dirigeant :

- Réceptionner et trier le courrier par e-mail pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles ;
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus ;
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information) ;
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire ;
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer ;
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.) ;
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;
- Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL.).

Communication

- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus.) ;
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

Activités éventuelles
- Participer à l'organisation de la logistique des salons professionnels,

Experience : 24 Mois - minimum

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Langues : Anglais exigé

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Commerce de gros (commerce interentreprises) de machines pour l'extraction, la construction et le génie civil

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.