Adjoint de Direction en EHPAD - Ref. 25Cias025 H/F - Ca Arlysere

DÉFINITION
L'adjoint de direction H/F manage le pôle Logistique et vie sociale, assure la gestion administrative de l'établissement seconde la directrice de l'EHPAD. Polyvalent et doté d'un excellent relationnel, il assure également l'accueil physique et téléphonique du public.

SITUATION ACTUELLE
- CIAS Arlysère
- Sous l'autorité de la Directrice de l'EHPAD

CONDITIONS D'EXERCICE
- Lieu : EHPAD La Nivéole à Ugine
- Temps de travail : Temps complet (35 heures hebdomadaires) ou temps non complet (28 heures)
- Contrat : CDD d'un an renouvelable (poste ayant vocation à être pérennisé)
- Conditions de travail : Horaires réguliers avec possibilité d'amplitude en fonction des obligations du service - Travail en bureau - Disponibilité - Continuité de service

RELATIONS FONCTIONNELLES
- Relations internes : Agents de l'EHPAD et services d'appui de la collectivité
- Relations externes : Familles, institutions, fournisseurs et partenaires médicaux

CADRE STATUTAIRE
- Cadres d'emplois des Adjoints administratifs ou des Rédacteurs
- Recrutement par voie contractuelle

MISSIONS
1. Manager le pôle Logistique et vie sociale
- Manager l'équipe d'hygiène et de la lingerie
- Organiser et suivre le travail de l'équipe
- Veiller à la bonne application des protocoles de nettoyage, de la bonne utilisation des matériels et des produits d'entretien et de leur maintenance
- Contrôler la tenue et la propreté des chambres et des locaux communs
- Assurer la gestion et les commandes des produits d'entretien et le réassort hebdomadaire des protections
- Vérifier l'approvisionnement et la disponibilité des produits d'hygiène des résidents et prendre contact avec les familles afin de faire amener les produits manquants
- Assurer le suivi de la blanchisserie avec les titulaires des marchés

2. Assurer la gestion administrative de l'établissement et seconder la directrice
- Participer au suivi du budget
- Assurer le suivi de l'activité Hébergement et renseigner les tableaux de bords nécessaires
- Traiter et diffuser l'information : enregistrer le courrier départ/arrivée et les transmettre aux services
- Constituer les dossiers de prise en charge des résidents et procéder à leur mise à jour
- Transmettre les éléments de facturation et les variables de paie
- Gérer l'archivage et le classement
- Assurer le suivi des bons de commande et des factures
- Traiter les demandes des différents interlocuteurs
- Superviser l'accueil des stagiaires
- Prendre le relais de la directrice en son absence sur les tâches confiées

3. Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
- Accueillir les résidents, les familles et le public
- Répondre aux appels téléphoniques, filtrer et prendre des messages
- Ecouter, orienter et renseigner de façon correcte
- Distribuer le courrier aux résidents

PROFIL
- Requis : Permis B en cours de validité
- Souhaité : Expérience sur un poste similaire

SAVOIRS
- Maîtrise du suivi budgétaire
- Encadrement d'une équipe
- Être expert des techniques de secrétariat
- Qualités rédactionnelles
- Maîtrise de l'outil bureautique

SAVOIRS ÊTRE
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Organisation
- Ecoute et adaptation aux différents interlocuteurs
- Rigueur, autonomie et disponibilité
- Adaptation

CONDITIONS D'EMPLOI
- Rémunération selon les grilles statutaires avec régime indemnitaire
- Participation employeur prévoyance et mutuelle si le contrat est labelisé
- Possibilité d'adhérer au COSI et au CNAS en fonction de l'ancienneté
- Forfait mobilité durable
- Titres restaurant
- Accès à un coffre-fort numérique

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.