Alternance Assistant de Direction H/F - Caisse Centrale des Activités Sociales

POSTE A POURVOIR EN ALTERNANCE.

Sous l'autorité du/de la directeur, l'assistant.e de direction recueille et prépare les informations nécessaires à la préparation des décisions.
Il/elle assure le suivi de certains dossiers confiés au directeur, ainsi que la gestion de ses relations internes et externes.
Il/elle organise et coordonne la transmission et la rédaction des informations et est la première interface avec les interlocuteur.rice.s externes ou internes.

Nature et étendue des activités :
* Rassembler, mettre en forme les différents travaux de secrétariat du service (tableaux de bord, graphiques.) et gérer un système de classement
* Assurer, à la demande du/de la responsable hiérarchique, la totalité du traitement d'informations particulières (frappe, diffusion.)
* Rédiger des notes, correspondances ou comptes-rendus à partir de consignes orales ou manuscrites de leur hiérarchie ou dans le cadre de réunions diverses
* Réceptionner le courrier et les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission
* Gérer matériellement les contacts de son responsable hiérarchique (agenda, prise de rendez-vous, organisation de réunions, déplacements.)
* Traiter, exploiter, suivre une partie des informations du service (correspondance courante, affaires spécifiques)
* Hiérarchiser l'urgence des demandes

Compétences spécifiques et transverses :
* Connaître le fonctionnement des structures de l'organisme
* Maîtriser les outils et règles de son domaine d'activité
* Maîtriser les logiciels bureautiques
* Savoir adapter sa communication aux différent.e.s interlocuteur.rice.s internes et externes
* Qualités rédactionnelles
* Savoir reconnaître les urgences et prioriser les dossiers sous sa responsabilité
* Avoir la capacité de travailler en réseau
* Capacité d'écoute
* Être force de proposition
* Être autonome
* Faire preuve de rigueur, de méthode
* Discrétion, sens de la confidentialité.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Activités des syndicats de salariés

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.