Responsable Pôle Accueil - Etat Civil H/F - Mairie Chateaugiron

Sous l'autorité de la Direction Générale des Services, le/la Responsable du Service Accueil et Etat-Civil est chargé(e) d'assurer le bon fonctionnement du service, de coordonner, organiser et animer le service d'accueil (physique et téléphonique). Le/la manager pilote et encadre une équipe de 5 personnes.

- GESTION ET ORGANISATION DU POLE ACCUEIL
- Piloter et encadrer les agents du pôle
- Etre force de proposition sur l'optimisation du service
- Spécialisation Affaires Générales et Etat-Civil

- Activités Principales
- Supervision de l'activité de l'accueil : organisation et planification des ressources selon les flux
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Mise en oeuvre des moyens nécessaires pour assurer la fiabilité et la qualité des réponses aux différents types d'accueil (garant de la qualité de l'accueil)
- Accompagnement professionnel des agents (information, conseils personnalisés.) et identification des adaptations et des besoins de formation nécessaires
- Mise à jour permanente des procédures de chaque agent
- Prise en charge des accueils difficiles et conflictuels
- Présenter des documents d'information et de communication
- Evaluation de la qualité de l'accueil
- Gérer les plannings de réservation

- Gestion de l'Etat-Civil
- Réalisation de contrôles préalables des actes
- Organisation de procédure de contrôle lors des rédactions de délivrance et d'apposition de mentions afin de minorer les risques d'erreur
- Procédure de contrôle des actes
- Procédure de rédaction des mentions
- Mise à jour selon le code civil
- Organisation des nouvelles attributions

- Organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins
- Tenue de la liste électorale : inscriptions, radiations, révision de la liste, établissement des tableaux et des cartes électorales
- Organisation des scrutins

- Participation à l'organisation du recensement de la population
- Organiser la constitution et le suivi des listes du recensement
- Constituer et organiser l'équipe des agents recenseurs
- Organiser la transmission des documents à l'INSEE et l'élimination des documents restants

Connaissances :
- Maîtrise des techniques d'accueil et de communication
- Maîtrise du Pack Office
- Capacité rédactionnelle
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des missions des services
- Bonne connaissance en Etat-Civil

Expérience savoir faire :
- Communiquer, Anticiper, Accueillir
- Coordonner, Informer, Collaborer, Prioriser, Prendre des Initiatives
- Animer une équipe
- Gérer les situations conflictuelles

Savoir être :
- Discrétion indispensable
- Rigueur et analyse
- Organisation et méthode
- Très bon relationnel / Etre à l'écoute
- Réactivité / Bonne adaptation
- Esprit d'initiative et d'anticipation

Informations complémentaires : Rémunération statutaire + Régime indemnitaire + prime annuelle + comité d'oeuvres sociales + démarche QVCT + Titres restaurant + Forfait Mobilité durable + Participation prévoyance.

Experience : 2 An(s)

Qualification : Cadre

Secteur d'activité : Administration publique générale