Responsable Administratif Service Maintenance et Rehabilitation H/F - Alogea

ALOGEA est un bailleur social, membre du Groupe Habitat en Région. Entreprise à taille humaine ancrée dans l'Aude et l'Ariège, profondément sociale dans son approche, elle gère 5 500 logements et accompagne plus de 12 000 locataires.

I- MISSION GENERALE

o Superviser l'équipe des assistant(e)s techniques (maintenance, entretien, mise à disposition des logements vacants et/ou neufs etc.)
o Effectuer le suivi administratif, technique et financier des contrats d'exploitation et des opérations de réhabilitation
o Organiser et mettre à jour la base de données patrimoniales (contrats, diagnostics techniques obligatoires, équipements techniques, etc.),
o Par son action de suivi et son rôle de coordination, participer au bon fonctionnement et au développement la qualité de service au sein du Pôle locataire (Maintenance, Proximité, Gestion Locative)

II- ACTIVITES PRINCIPALES

Supervision de l'équipe des assistantes techniques

o Animation de l'équipe de 4 assistantes techniques
o Organisation de l'activité (planning, permanence, etc.)
o Développer les compétences et former les nouveaux entrants
o Être garant-e de l'application de l'ensemble des procédures du service
o Proposer des évolutions afin d'améliorer le fonctionnement de l'activité du Pôle locataire

Pilotage administratif de l'activité du service

o Suivi du traitement des bons de commandes et de la facturation de la maintenance et de la proximité (gros entretien et entretien courant)
o Gestion de la facturation des contrats d'exploitation, des marchés et des dossiers de réhabilitations (dont demandes de subvention)
o Mise en place et suivi des tableaux de bord de l'activité
o Mise en place et suivi de l'évaluation des fournisseurs
o Coordination de l'activité avec les services comptabilité et proximité

Suivi des marchés du Pôle Locataire

o Assurer le bon déroulement des consultations des différents marchés et contrats
o Assurer la saisie des contrats et des avenants sur l'ERP
o Accompagner et assister les services du Pôle locataire pendant la vie des marchés, venir en appui en cas de dysfonctionnement ou litiges

Gestion de la base de données patrimoine et technique

o Assurer la cohérence de la base de données techniques et patrimoniales : patrimoine, cartographie de équipements, diagnostics obligatoires
o Alimenter les tableaux de bord, réaliser un retour d'information, participer à la veille juridique.

III- COMPETENCES REQUISES

o Maîtrise de l'outil bureautique (Word-Excel) et des bases de données
o Maîtrise de la gestion administrative, de la facturation et notions comptables
o Connaissance des procédures d'appels d'offres
o Un plus : connaissance techniques du bâtiment et/ou du logement social

o Capacités relationnelles et esprit d'équipe.
o Rigueur, autonomie et organisation
o Goût du contact et des relations humaines

Experience : 4 An(s)

Compétences : Fiscalité, Élaborer, suivre et piloter un budget, Superviser la gestion financière

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Location de logements

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.