Assistant·e de Direction H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Gestion du secrétariat de la Direction et suivi des conventions
- Gestion de l'agenda, du courrier et mise en forme de documents
- Assurer l'accueil et l'information des personnels, vacataires, étudiants
- Gestion des conventions et leurs suivis sur tableaux de bord
- Recevoir, filtrer et traiter les informations destinées à la Direction
- Procéder aux réservations de salles et d'équipements
- Assure l'archivage / référent archive et participation aux réunions

Gestion RH :

contrats et paie des vacataires
- Diffusion de l'information auprès des vacataires
- Saisie des charges d'enseignement sous PCE
- Saisie de la paie des vacataires-Suivi des dossiers dans PCE
- Travail d'équipe avec le gestionnaire des contrats vacataires
- Gestion des dossiers des surveillants extérieurs (contrat, paie) et contrats étudiants

carrières RH enseignants et enseignants-chercheurs
- Diffusion des informations relatives aux carrières des personnels
- Suivi des calendriers (recrutement, avancement, etc.)
- Collecte des dossiers
- Classement des pièces administratives dans les dossiers numériques des agents
- Relais avec le service de la DRH

Participation aux dossiers stratégiques :
- Données certifiées et indicateurs
- Dossiers d'accréditation CTI et audits
- Gestion des convocations des instances (bureau, Conseil d'Ecole, Conseil de perfectionnement)
- Rédiger les comptes-rendus et délibérations (bureaux en alternance)
- Diffusion des informations et décisions des instances
- Gestion des tableaux de bord

Participation à la vie de l'École :
- Participation aux journées portes ouvertes, forums, etc.
- Participation à l'organisation des élections
- Gestion de l'affichage
- Préparation de salles pour réunions

Savoirs :
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Techniques de présentation écrite et orale
- Logiciels de bureautiques
- Technique d'élaboration de documents
- Culture du domaine

Savoir-faire :
- Appliquer les techniques du domaine
- Gérer les relations avec divers interlocuteurs
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité/au domaine

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Savoir-être :
- Autonomie/Confiance en soi
- Capacité d'écoute
- Réactivité
- Rigueur/Fiabilité
- Sens du relationnel

Compétences particulières :
- Maîtrise des outils bureautiques
- Maîtrise des applications PCE / CELCAT