Assistant de Direction de la Directrice Générale H/F - Ministère des armées. Liberté, égalité, fraternité.
- Palaiseau - 91
- Fonctionnaire
- Ministère des armées. Liberté, égalité, fraternité.
Les missions du poste
Le/la titulaire du poste est chargé/e de :
- Gérer l'agenda de la directrice générale et anticiper les échéances, assurer l'organisation et le suivi des réunions, organiser les déplacements (France, étranger)
- Veiller à la cohérence du fonctionnement des instances notamment en proposant et mettant en oeuvre le calendrier des réunions institutionnelles, traiter et diffuser des informations de communication institutionnelle
- Rédiger et mettre en forme des documents, réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et en assurer son archivage ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (visiteurs),
- En appui au président et à la directrice générale, organiser et mettre en oeuvre le conseil d'administration : recenser auprès des directions et services les dossiers techniques, relire, harmoniser les documents, concevoir les supports de présentation, préparer les projets de délibération;
- Relire, pré-valider et gérer les parapheurs électroniques mis à la signature de la directrice générale
Activités annexes :
- Assurer l'intérim de l'assistante du directeur général des services durant les congés
- Assurer le secrétariat du président du conseil d'administration pour son activité à l'ENSTA
- Gérer le budget et réaliser les commandes sur le budget de la direction générale (~50K€);
- Participer à la démarche Qualité de l'établissement, notamment via la rédaction et la mise à jour des procédures, le renseignement et le suivi des indicateurs.
- Contribuer à la démarche RSE dans le cadre de ses missions et de ses activités au sein de l'Ecole.
Le profil recherché
Connaissances :
- Organisation et fonctionnement d'un établissement public ou d'une collectivité publique
- Techniques d'assistanat
La connaissance du milieu de l'enseignements supérieur et de la recherche serait un plus
Savoir-faire :
- Utiliser des outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Savoir planifier et respecter les délais
- Rédiger des documents
- Evaluer et prioriser les besoins
Afficher la suite
- Savoir gérer les aléas
- Organiser une réunion
- Diffuser une information, une publication
Savoir être :
- Qualités relationnelles
- Disponibilité
- Discrétion, sens de la confidentialité
- Sens de l'organisation, méthode
- Réactivité, capacité à gérer le stress
- Rigueur et fermeté
- Esprit d'initiative
- Capacité d'adaptation, polyvalence