Assistante de Direction - Insee H/F - Ministères économiques et financiers

Le poste est rattaché au directeur de l'Insee du Grand Est. Sous l'autorité de celui-ci, le titulaire du poste a la charge de coordonner les relations du directeur avec la DG, l'ensemble des agents de la direction régionale, et de ses partenaires institutionnels.

Poste charnière entre le directeur et son environnement, il interagit en interne en permanence avec la direction générale, les membres du comité de direction de la DR, les chefs de division et les organisations syndicales. Avec eux, il favorise la bonne circulation de l'information, assure des temps d'échanges formels ou informels, et développe tout mode de travail collaboratif.

En externe, il favorise par son action l'ensemble des relations avec les interlocuteurs réguliers ou ponctuels. Les contacts sont fréquents avec la Préfecture et le Sgare, les services régionaux des ministères économiques et financiers, les autres administrations régionales et les collectivités territoriales.

Le titulaire doit souvent accomplir les tâches qui lui sont confiées en contactant ces différents interlocuteurs, ce qui implique une bonne compréhension des enjeux et une capacité de reformulation.

Activités
- Gérer le secrétariat du directeur régional : gestion des boites aux lettres administratives numériques, réponses téléphoniques, prise de messages et de rendez-vous, tenue de l'agenda Outlook du directeur, organisation et logistique des réunions, rédaction et envoi des avis de réunion, prise de note et rédaction des comptes rendus de réunion, classement et archivage, suivi des plannings, suivi des contacts et du fichier des élus...;
- Gérer le courrier : mise en forme et enregistrement de documents dans le respect de la charte graphique Insee et conformément à l'application Gécodoc;
- Administration des outils collaboratifs : serveur et calendriers partagés, zoom, communautés;
- Comités de direction : planifier les ordres du jour, prise de notes et rédaction des comptes rendus, suivi des échéances et des réponses à faire en lien avec le comité de direction;
- Dialogue social : suivi du calendrier des comités sociaux d'administration et de la formation spécialisée, préparation des convocations, prise de notes et rédaction des comptes rendus, animation des communautés CSA et CSA-FS;
- Envoi mensuel de la newsletter des publications aux acteurs publics régionaux;
- Gérer les états de frais de déplacement du directeur en lien avec le service de gestion financière;
- Interface avec le service Administration des ressources, en particulier avec le secrétariat, les RH, la formation et la gestion budgétaire et financière;
- Prendre en charge les dossiers spécifiques et en assurer l'organisation et le suivi.

SAVOIRS :
- Connaissance de l'Insee, de la direction régionale, des acteurs publics régionaux : à acquérir
- Connaissances du fonctionnement de la DR du Grand Est : à acquérir

SAVOIRS FAIRE :
- Qualités rédactionnelles et d'expression orale : Maîtrise, requis
- Utilisation des outils bureautiques et internet : Maîtrise, requis
- Gestion des priorités et gestion du temps, planification, organisation de son activité, maîtrise des délais et des calendriers : Maîtrise, requis
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- Collaboration avec d'autres services et interlocuteurs, Maîtrise, requis
- Capacité d'analyse, de synthèse et de rédaction : Maîtrise, requis
- Capacités de veille et d'anticipation : Maîtrise, requis

SAVOIR ÊTRE :
- Rigueur, discrétion et respect absolu de la confidentialité : Expertise, requis
- Sens de la diplomatie et du discernement : Expertise, requis
- Être autonome, faire preuve d'initiatives : Expertise, requis
- Savoir respecter les contraintes : Expertise, requis
- Savoir s'adapter : Expertise, requis