Assistant de Direction - Mairie de Nevers H/F - Fonction publique Territoriale

Assistant (e) de direction (H/F), placé (e) sous la responsabilité de la directrice de l'administration générale

Placé (e) sous la responsabilité de la directrice de l'administration générale, vous aurez pour missions :

Organisation de la vie professionnelle du cadre
. Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
. Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
. Établir une relation de confiance avec le cadre

Production et conservation de documents
. Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents
. Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
. Organiser le classement et l'archivage des dossiers
. Organiser l'arborescence des serveurs communs

Suivi des projets et activités de la direction
. Assurer la transmission de l'information au sein de la direction
. Préparer et assurer le suivi des actes administratifs de la direction (décisions et délibérations) et les dossiers s'y rattachant (webdelib)
. Diffuser le courrier au sein de la direction (courrier physique ou électronique)
. Assurer le suivi du courrier de la direction sur le logiciel métier (Maarch)
. Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
. Suivre et commander les fournitures de bureau
. Assurer le suivi des parapheurs
. Assurer la prise en charge d'un projet particulier
. Enregistrer et effectuer le suivi des Heures supplémentaires des services de la direction (Open HS)
. Assurer le suivi administratif des marchés de la direction

Accueil physique et téléphonique
. Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
. Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
. Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels

Organisation et planification des réunions
. Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
. Recueillir et faire suivre les documents préparatoires au cadre
. Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
. Préparer les dossiers pour les participants aux réunions
. Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus à la demande de la direction

Formations et expériences requises
. Bac Pro, BTS d'assistante de direction ou équivalent en expérience
. Formation administrative
. Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métier (web delib (gestion des actes), ciril finances, maarch, open HS, open parapheurs, blue mind...)
. Expérience souhaitée sur un poste similaire

Compétences et qualités requises

- Être force de proposition, faire preuve d'organisation, de rigueur et de discrétion
- Savoir être : diplomate, dynamique
- Esprit d'équipe et de coopération
- Connaissance des techniques liées à la fonction
- Maîtrise des Procédures / Réglementation
- Engagement et sens du service public
- Maîtrise des outils informatiques et capacités rédactionnelles,
- Capacité d'analyse, prise d'initiatives, autonomie et réactivité,
- Capacité d'adaptation, communication, qualités relationnelles
- Titulaire du Permis B

Condition d'exercice du poste, sous réserve d'éligibilité :

- Temps complet : 39h/semaine (CA + RTT)
- Position de travail (répartition assis/debout) : 80 % assis / 20 % debout
- Horaires quotidiens du poste : du lundi au jeudi :8h30-12h30 /13h30-17h30 - (16h30 le vendredi)
- Bruit
- Recrutement par voie statutaire, ou à défaut, par voie contractuelle
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire + Prime annuelle versée en deux fois (juin et décembre)
- Adhésion au CNAS (agent titulaire) + CE
- Accès au restaurant administratif AGORA
- Compte Epargne Temps
- Participation, à hauteur de 75%, aux frais de transport sur abonnement Domicile/Travail
- Possibilité de télétravail, sous conditions d'éligibilité
- Prime de mobilité durable