Chargé Projets Évènementiel - Caluire-Et-Cuire H/F - Fonction publique Territoriale

Chargé de projets évènementiel communication

Contexte :
La ville de Caluire-et-Cuire est une commune de plus de 43 000 habitants située au c½ur de la Métropole de Lyon. Attractive et dynamique, elle compte environ 600 agents permanents et ne cesse de s'interroger sur l'amélioration continue de la qualité du service aux usagers tout en veillant à la responsabilisation, au développement des compétences et au bien-être de ses agents au travail.

Missions :

Activités principales :

Communication
- Gestion et mise à jour des bases de données
- Recherches d'informations/documents nécessaire au bon déroulement de l'évènement
- Relecture des documents de communication (Rythmes, Tous acteurs, flyers, affiches...)

Administratif et financier
- Création et mise à jour de base de données prestataires
- Élaboration des bon de commandes, suivi commandes

Évènementiel
- Participation à l'animation et à l'organisation d'événements (commande du matériel, préparation des réunions, assistance logistique, montage/démontage...)
- Gestion et suivi des dossiers
- Gestion des animateurs (recrutement, brief et missions lors des événements, suivi administratif...)
- Aide logistique évènementielle (mise en place, accueil du public, accueil des prestataires, repérage des lieux, réception des livraisons...)
- Participation aux réunions d'équipes internes et prestataires externes et réalisation des comptes rendus.
- Contribution à l'élaboration de projets (réunions, brainstorming...)
- Recherche de prestataires (fournisseurs...) ou partenaires
- Gestion du stock de goodies (rangement réserve + création et gestion base données goodies)

Commémorations
- Gestion des commémorations (organisation logistique : commande matériel, gestion suivi avec les différents interlocuteurs, gestion du montage/démontage...)

Inscriptions
- Gestion des inscriptions habitants (tel et mail) : repas de l'amitié, chasse aux ½ufs...
- Gestion des inscriptions bénévoles et Réserve Citoyenne et relances téléphoniques

Activités secondaires :

- Aide au montage/démontage des événements (gestion de la bonne coordination avec les équipes techniques)
- Mise à jour agendas
- Préparation (à J-1) et rangement (à J+1) du petit matériel bureau (scotch, goodies, talkies walkies, impression dossiers de travail...)
- Mise en place affichage (en amont de l'évènement sur les différents sites de la Ville)
- Mise en place signalétique (sur place lors des différents événements).

Connaissances et compétences
- Capacité à travailler de manière minutieuse et organisée
- Polyvalence et adaptabilité (capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément)
- Capacité à travailler en équipe et au contact d'élus
- Respect des dead line (capacité à travailler en urgence)
- Permis B indispensable
- Bonnes capacités rédactionnelles (rédaction de mails et organisation des idées lors des CR...)
- Bonne connaissance des priorités et impératifs du service

Aptitudes et qualités
- Bonnes capacités organisationnelles et relationnelles (contact direct avec les différents services et prestataires de la mairie)
- Bonne résistance au stress
- Bonnes capacité et physique / résistance à la fatigue lors des périodes de forte activité

Environnement relationnel
Internes : Sous l'autorité du Responsable Évènementiel, vous êtes chargé-e de l'exécution des plans d'actions relatifs à l'animation et à la communication des événements organisés par la Mairie de Caluire et Cuire.
Externes : Contacts prestataires, bénévoles de la Réserve Citoyenne

Conditions de travail

Ce poste demande une flexibilité horaire.
Présence sur les événements :
- Présence sur l'ensemble des événements du service (y compris lors des soirs, wd et jours fériés)
- Présence sur l'ensemble des commémorations (y compris lors des wd et jours fériés)
- Présence sur les balades urbaines de la Ville (y compris lors des wd et jours fériés)

Les + à la Ville de Caluire et Cuire
- Un régime indemnitaire mensuel et une prime de fin d'année équivalente à la somme du traitement de base indiciaire et de l'indemnité de résidence.

- Une politique d'action sociale volontariste comprenant notamment des titres restaurant d'une valeur faciale de 7- avec une participation employeur de 50% et un comité social culturel propre à la ville et permettant d'avoir accès à de nombreuses prestations qui peuvent constituer un vrai complément de rémunération.

- Une politique d'accompagnement aux parcours professionnels dynamique avec notamment, une école interne de préparation aux concours et examens professionnels.

- Temps de travail de 38h hebdomadaires avec 25 jours de congés annuels, 18 jours d'ARTT incluant la journée de solidarité et 2 jours de fractionnement attribués sous conditions.