Assistante de Direction H/F - Fonction publique Hospitalière

Missions générales sur la direction qualité, gestion des risques et expérience patient :
o Appui à la fluidité du fonctionnement de la Direction
o Accueil physique des usagers et du personnel
o Gestion des agendas et organisation des réunions
o Prise de notes, comptes-rendus
o Commandes de fournitures (logiciel NSI)
o Plan d'équipement
· Assurer le suivi technique et le traitement des dossiers spécifiques de la direction de la qualité
· Contribuer à l'organisation et à la coordination des projets de la Direction
· Appui à l'organisation de la visite de certification du GHU
· Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la qualité / gestion des risques (convocations, reprographie, diffusion, prise de note)
· Réaliser l'interface avec les directions support pour le compte des directeurs (support informatique, services techniques, etc.)

Missions ponctuelles
· Remplacement des secrétaires des autres directions afin d'assurer la continuité de service si nécessaire
· Appui ponctuel à la Direction de la communication

Missions générales sur la direction des opérations, du parcours patient et des relations Ville-Hôpital :
- Missions quotidiennes
o Gestion des agendas et organisations des réunions
o Optimisation des agendas
o Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)
o Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions
o Accueil physique des usagers et personnels
o Prise de notes
o Saisie et mise en forme de documents
o Tri du courrier
o Classement
o Assurer les commandes de fournitures (logiciel NSI)
- Assurer le suivi technique et le traitement de dossiers spécifiques de la direction
- Contribuer à l'organisation et à la coordination des projets de la direction (PFE, NJVR...) : création d'un outil de suivi des projets, gestion quotidienne de l'outil en lien avec le Directeur des opérations ou son adjoint
- Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la direction des opérations en apportant un soutien dans leur organisation et suivi (convocations, reprographie, diffusion, prise de note et compte rendu).
- Réaliser l'interface avec les directions supports pour le compte des directeurs (SMAX support informatique, SAPHIR services techniques, etc.)
- Mettre à jour semestriellement l'annuaire des partenaires
- Assurer le suivi de l'annuaire des partenaires de Ville et réaliser une cartographie de l'offre en soins primaires sur le ressort territorial du groupement hospitalier
- Réaliser une cartographie de l'offre médico-sociale du ressort territorial du groupement hospitalier

Connaissances associées
- Outils bureautiques et normes rédactionnelles
- Gestions administratives
- Méthodes de classement et d'archivage
- Modalités d'accueil
- Techniques de prise de notes
- Techniques de numérisation
- Utilisation d'outils collaboratifs (plannings partagés, conférences téléphoniques)

Prérequis souhaités
- Bonne connaissance de l'outil informatique et des logiciels de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet, Intranet)
- Connaissance de l'organisation et de la gestion hospitalière
- Une expérience de travail en équipe de secrétariat est souhaitée
- Une expérience en secrétariat de direction est souhaitée