Gestionnaire Administratif·ve et Pédagogique Médecine Interne - Ees H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

L'Université de Tours recrute au sein de sa faculté de Médecine, un.e gestionnaire administratif.ve et pédagogique.

EES

Assurer le suivi des crédits et des dépenses de l'unité :

Traitement des commandes :
Procéder aux opérations d'engagement des crédits (saisie des bons de commande, validation du service fait) dans le logiciel comptable de l'établissement SIFAC
Respecter les marchés publics de l'Université pour le traitement des commandes, demander et traiter les devis
Respecter l'éligibilité des dépenses en fonction de chaque projet de recherche.
Effectuer les demandes de création de nouveaux fournisseurs si besoin.
Suivre les bons de commande jusqu'à la livraison des marchandises
Traiter les demandes du service facturier et archiver les pièces justificatives dans EDITIC
Classer et archiver les pièces justificatives des opérations de dépenses
Traitement des missions des membres de l'équipe :
Procéder à la saisie des missions dans SIFAC : émettre les ordres de missions et les états liquidatifs conformément à la réglementation
Collecter, contrôler et archiver les pièces justificatives nécessaires aux opérations de remboursement de missions
Effectuer les demandes de création des nouveaux agents si besoin
Collecter les pièces justificatives nécessaires à l'établissement des bilans financiers

Assurer le secrétariat de l'unité :

Organisation et suivi des réunions administratives de l'équipe : comité de pilotage (1 fois par mois) et Conseil d'équipe (1 fois par trimestre).
Rédaction des comptes rendus des réunions de l'équipe
Participation à l'organisation des colloques et journées d'étude de l'équipe.
Participation à la mise à jour et la gestion du site internet
Édition de la lettre d'information de l'équipe EES

Secrétariat :

réception et envoi de mails, de courriers, réservation des salles de réunions, feuilles d'émargements, demandes de rattachements à l'équipe.

Médecine interne

Accueil et encadrement des étudiants en Médecine de 2e à 5e année.

Préparation, organisation et gestion des plannings des cours de médecine interne :

Mise en place du planning des enseignants
Suivi des gardes
Gestion des DU, DIU, DES, DESC.

Préparation, organisation et gestion des plannings des examens :

Collecte des sujets auprès des enseignants
Suivi du respect des calendriers établis par la commission des examens et le service de scolarité de la faculté de médecine
Convocation des surveillants.

Organisation de congrès :

Établissement du budget prévisionnel
Recherche de partenaires financiers
Organisation logistique (réservation de salles, matériel, repas pour les congressistes...)
Gestion des intervenants extérieurs (transport, hébergement)
Suivi des inscriptions

Gestion financière : édition d'ordres de mission et de commandes sur SIFAC.

Élaboration de PowerPoint, diagrammes.

Connaissances

Maîtriser l'outil informatique (Word, Excel, Internet, SIFAC, APOGEE, PowerPoint).

Connaitre le cursus des études de médecine.

Compétences opérationnelles

Établir des plannings d'enseignement et de gardes.

Rédiger des courriers.

Organiser des congrès.

Gérer les visioconférences.

Accueillir les étudiants et les enseignants.

Compétences comportementales

Autonome, accueillant, méthodique, réactif, discret, polyvalent.