Assistant·e Administratif·ve H/F - Guyane Promotion Sante

L'association Guyane Promo Santé (GPS) est la fédération et l Instance Régionale en Éducation et Promotion de la Santé (IREPS). Dispositif régional de soutien aux politiques et aux interventions en éducation et promotion de la santé, GPS propose des services de conseil, documentation et formation ainsi qu un site web ressources www.gps.gf. L association ne s adresse pas directement au grand public, mais aux professionnels ou bénévoles, acteurs de la santé, du social, de l éducation, etc.Sous l'autorité de la directrice, en lien fonctionnel direct et avec l'ensemble de l'équipe (16 salariés), et en collaboration étroite avec les partenaires, l'assistant.e administratif.ve met en oeuvre et développe les activités suivantes :

Activités principales :
Secrétariat et logistique
- Accueil du public sur rendez-vous et permanence téléphonique, information et orientation du public vers leurs interlocuteurs en interne et en externe (intervenants, partenaires, etc.)
- Traitement du courrier et des emails
- Rédaction, saisie et mise en forme de documents divers
- Logistique et intendance : locaux, matériel, fournitures, informatique etc.
- Planification et organisation de rendez-vous, réunions, en lien avec le fonctionnement ou la vie associative
- Mise en ligne de l'annuaire, des événements de l'agenda et des offres d'emploi sur le site internet
- Participation à l'organisation de séminaires ou événements divers liés à l'activité
- Assistance technique aux membres du conseil d'administration et de l'équipe

Appui comptabilité/RH
- Préparation des bons pour accord et factures en vue du traitement comptable : imprimer, scanner, trier, classer
- Suivi et préparation des règlements des fournisseurs et prestataires
- Appui à la gestion des ressources humaines : aide au suivi des congés, des contrats, etc.

Activités secondaires :
En soutien au chargé.e de projet organisateur.trice d'ateliers :
- Gestion logistique : réservation de la salle et du matériel
- Gestion des demandes d'inscriptions : envoyer les confirmations, les convocations, les informations utiles
- Gestion administrative et démarche qualité : envoyer les attestations de présence, scanner et classer les émargements, compléter le tableau reporting Tous participants
- Communication autour des ateliers sur notre site des événements

En soutien au référent pédagothèque et/ou chargé.e de projet :
- Remise et restitution des outils empruntés
- Mise à jour du tableau de suivi des emprunts

Activités transversales :
- Appuyer tout autre membre de l'équipe selon les besoins pour assurer le bon fonctionnement de la structure : suivi et évaluation des activités (agrément Qualiopi, outils reporting, rapport d'activité, bilan de communication) ; démarche qualité, diffusion de ressources et de supports d'information, etc.
- Suppléer un autre membre de l'équipe support selon les besoins pour assurer le bon fonctionnement de la structure relatif à : la démarche qualité, diffusion d'information, gestion administrative et financière, gestion des locaux etc.

Spécificités du poste :
- Accompagnement de l'apprenti en formation de BTS - Support à l'action managériale sur ses missions et activités en secrétariat et administration

Compétences et connaissances :
- Bonne expression écrite et orale du français
- Maîtrise de l'outil informatique
- Connaissance ou intérêt pour la comptabilité : possibilité de formation pour la saisie comptable
- Connaissance ou intérêt pour les Ressources Humaines : possibilité de formation pour l'appui à la gestion des RH (suivi des congés, des contrats,.)
Qualités :
- Excellentes qualités relationnelles et sens de l'écoute
- Aptitudes au travail en équipe
- Faculté d'adaptation et de réactivité
- Autonomie, rigueur et méthode

Caractéristiques du poste
- Contrat à durée indéterminée (CDI)
- Temps plein - 35h/semaine. Les horaires habituels de travail, en dehors des missions, sont fixés comme suit : lundi, mardi et jeudi de 7h30 à 16h (avec une pause de 30 minutes pour le déjeuner), mercredi et vendredi de 7h30 à 13h
- Rémunération à partir de 2 235 € brut par mois selon diplôme et expérience professionnelle (selon grille « technicien supérieur » - Non-cadre - coefficient minimum 434 - Convention Collective Nationale du Travail 1966)
- Poste basé à Cayenne
- Déplacements occasionnels possibles sur l'ensemble de la Guyane

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Bureautique et outils collaboratifs, Techniques de secrétariat, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver, Assurer le suivi des stocks en temps réel, Corriger et mettre en forme un document, Définir des besoins en approvisionnement, Diffuser une information, une publication, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous, Maîtrise des outils informatique, Maîtrise de l'expression écrite et orale, connaissance ou intérêt en gestion comptable/RH

Langues : Français exigé

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.