Secrétaire a la Direction Générale - Mairie de Graulhet H/F - Fonction publique Territoriale

SECRÉTAIRE A LA DIRECTION GÉNÉRALE

Création d'un poste suite à un nouveau besoin.

Rattachement hiérarchique : Direction Générale

Mission principale :
Assurer le secrétariat des directions de la communication, des affaires juridiques et des ressources humaines, tout en garantissant un service continu et efficace en collaboration avec la secrétaire du maire.

Activités principales :
1. Gestion administrative :
o Rédaction et mise en forme de documents (courriers, notes, rapports) pour les directions concernées.
o Organisation et préparation des réunions (convocation, agenda, compte-rendu).
o Suivi des courriers entrants et sortants, ainsi que des mails, pour les directions de la communication, des affaires juridiques et des ressources humaines.
2. Support à la communication :
o Aider à la préparation des supports de communication interne et externe.
o Aider à la gestion des publications sur les réseaux sociaux et le site de la mairie en collaboration avec la direction de la communication.
3. Assistance pour les affaires juridiques :
o Aider à la préparation administrative des dossiers juridiques et des documents légaux nécessaires pour les différents projets.
o Assurer la liaison entre les différentes parties prenantes et le service des affaires juridiques.
4. Gestion des ressources humaines :
o Gestion administrative du service des ressources humaines
o Préparer les documents nécessaires à l'organisation des recrutements et des entretiens.
5. Coordination et suivi :
o Suivre et relancer les actions et projets en cours pour garantir leur avancée.
o Assurer le bon fonctionnement des outils de gestion utilisés par les directions.

Activités secondaires :
1. Accueil et relations avec le public :
o Accueillir et informer les usagers à l'accueil de la mairie.
o Répondre aux demandes d'informations et orienter les usagers vers les services adéquats.
2. Gestion des agendas :
o Gérer les agendas des directeurs des directions concernées et du maire en cas de besoin.
o Prévoir et organiser les déplacements professionnels des directeurs.
3. Soutien à d'autres services :
o Apporter un support administratif en cas de besoin aux autres services municipaux.
o Participer aux projets transversaux en fonction des besoins et des priorités de la mairie.
4. Formation et développement professionnel :
o Participer à des formations pour améliorer ses compétences administratives et juridiques.

Conditions de travail :
* Poste à temps plein
* Horaires de travail : horaires administratifs de la collectivité

Compétences requises :
* Excellentes compétences rédactionnelles.
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.) et de la communication digitale.
* Connaissances basiques en droit public et en gestion des ressources humaines souhaitées.
* Sens de l'organisation et rigueur administrative.
* Excellent relationnel et sens du service public.
Relations internes et externes :
* Interactions fréquentes avec les services de la mairie (techniques, culturels, etc.).
* Relations avec les partenaires externes (associations, entreprises, etc.) en lien avec les affaires juridiques et la communication.

La personne recrutée doit faire preuve de polyvalence et de réactivité pour s'adapter aux priorités qui peuvent évoluer au sein de la mairie. Un travail en binôme avec la secrétaire du maire est également essentiel pour assurer une continuité de service fiable en cas d'absence.