Assistant de Direction - Suresnes H/F - Fonction publique Territoriale

En charge de l'interface entre le comité de direction de la DGA et le DGS, le cabinet du Maire, vous planifiez et assurez la gestion des agendas des membres du CODIR de la DGA, des préparations de dossiers aux réunions et un suivi des tableaux de bords

Facilite l'activité du DGA en assurant une bonne circulation de l'information et prend en charge au quotidien les tâches administratives et de secrétariat.

Accueil :

· Réceptionne, filtre et oriente les appels, effectue les relances

· Donne une information de premier niveau et oriente vers les bons interlocuteurs

· Accueil physique des rendez-vous

Appui administratif :

· Assiste le DGA et ses directeurs dans l'organisation de leur plan de charge

· Gère l'agenda du DGA et de ses directeurs et organise la logistique des réunions

· Assure le suivi des courriers pour la DGA de l'outil GED, des parapheurs, en relation avec l'assistante du DGS

· Actualise les outils de suivi d'activité « fiches projets de la DGA »

· Rédige et met en forme et mise en forme de courriers et notes

· Met à jour avec les services le rapport d'activité

· Participe à des réunions et rédige le compte rendu

· Assure la diffusion d'informations à la Direction

· Assure le lien avec les secrétariats de la DG, DGA et du cabinet du Maire

· Assure le respect des échéances pour la DGA

· Contrôle le classement et l'archivage des données

· Gère la dénonciation des PV sur la plateforme ANTAI

Correspondant RH :

· Assure le suivi des heures supplémentaires de la DGA

· Assure le suivi des congés des agents et des entrées/sorties de personnel (planning, logiciel congés, interface RH-agents, autorisation de conduite)

· Assure le suivi du plan de formation

· Centralise les campagnes RH : CREP, promotion, avancements est garant des échéances

Activités spécifiques et transverses :

· A une fonction d'alerte en cas d'imprévu et soutient le DGA

· Peut-être associé à la réflexion concernant différents projets transversaux

· Est force de proposition sur les processus organisationnels et la gestion de dossier

· Travail avec la communication sur la mise à jour des informations de la DGA (site internet etc.)

· Organisation des congés à prendre en lien avec les autres assistantes des DGA

Nous recherchons une assistante de direction rigoureuse, proactive et dotée d'un excellent sens de l'organisation, afin de soutenir efficacement la direction dans ses missions quotidiennes.

? Compétences et qualités requises :

Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.)

Solides compétences en organisation, gestion des priorités et respect des délais

Discrétion, sens de la confidentialité et grande fiabilité

Aisance rédactionnelle (courriels, comptes rendus, notes internes...)

Bon niveau d'orthographe et de grammaire

Capacités relationnelles et sens du service

Réactivité, autonomie et esprit d'initiative

Capacité à travailler dans un environnement dynamique et exigeant

? Formation et expérience :

Formation de type Bac Pro en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent

Expérience confirmée (3 à 5 ans minimum) à un poste similaire, idéalement dans un environnement similaire