Chargé d'Accueil - Ports de Normandie H/F - Fonction publique Territoriale

Ports de Normandie est l'autorité portuaire pour les ports de Caen-Ouistreham, Cherbourg et Dieppe. L'aménagement et le développement sont assurés sous la tutelle des collectivités que sont la Région Normandie, les Départements de Seine Maritime, de la Manche et du Calvados, les Communautés d'Agglomération Dieppe Maritime, Caen la Mer et du Cotentin.
Ports de Normandie a pour mission de gérer et d'aménager le domaine portuaire, de garantir la sécurité et la sûreté des accès nautiques et de mettre en ½uvre une politique de développement durable pour les trois Ports normands de Cherbourg, Caen-Ouistreham et Dieppe, en accompagnant le développement des activités sur le port que sont le Transmanche, le commerce, la pêche, la plaisance et la réparation navale.

Ports de Normandie, 145 agents, est organisé autour de la Direction Générale, des Directions Techniques, de la Direction Administrative et Financière et de la Direction de la Communication.

Au sein de la DIRCOM, l'agent recruté sera basé à Dieppe sous l'autorité de la directrice de la communication.

Missions confiées à l'agent :

ACCUEIL
- Accueillir, orienter et renseigner le public sur place ou par téléphone et assurer l'accueil téléphonique des 2 autres sites si besoin,
- Réceptionner distribuer et expédier le courrier en lien avec le siège de Ports de Normandie,
- Gestion des clefs des bâtiments,
- Gestion des contrats courriers et fontaines à eau,
- Aider ponctuellement à l'organisation matérielle des réunions (préparation des salles, prévision de mise à disposition de matériels...),
- Reporter tout incident afférent à la sécurité, la sureté et l'environnement.

MOYENS GENERAUX : Référente sur les sites de Dieppe (remontée des besoins au gestionnaire « Moyens Généraux » et gestion des réapprovisionnements)
- Fournitures administratives, consommables informatiques (hors achats petits matériels gestion service DSI)
- Alimentation courante, produits entretien
- Flotte automobile : gestion des demandes de cartes, information des services des dates des contrôles techniques à effectuer, référente auprès des agents de Dieppe pour toutes questions relatives à l'utilisation des véhicules, vérification des équipements (extincteur, gilet, triangle, assurance, constat)
- Référente sur le site de Dieppe (quai du Carénage) pour l'inventaire mobilier.

COMMUNICATION
Mise à jour de fichiers, revue de presse quotidienne et hebdo, organisation des journées du personnel...

Temps de travail hebdomadaire :
Plages fixes
Temps non complet (50 %)

Les connaissances requises
- Connaître le fonctionnement et l'organisation des services, des directions,
- Maîtriser les circuits et les procédures administratives en vigueur dans son domaine d'activité,
- Connaître le domaine portuaire.

Diplômes et habilitations exigés pour le poste
- Diplôme en secrétariat (Bac ou équivalent).

Compétences technologiques, rédactionnelles et organisationnelles
- Maitriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie électronique) et les méthodes de secrétariat,
- Maîtriser les règles d'expression orale et écrite de qualité,
- Collecter, synthétiser et restituer des informations.

Compétences relationnelles
- Savoir rendre compte et faire remonter l'information auprès de son responsable,
- Travailler en équipe et en collaboration avec d'autres services,
- Savoir accueillir physiquement et/ou téléphoniquement en fonction des contraintes (avoir la capacité de reporter ou de rediriger les demandes).

Les comportements professionnels attendus
- Être en empathie, d'humeur égale, chaleureux, calme,
- Avoir des qualités d'écoute et le sens de la confidentialité, être discret,
- Gérer avec pertinence le reporting,
- Être organisé, rigoureux, polyvalent, méthodique et savoir anticiper,
- Être disponible, ponctuel, réactif et autonome.