Secrétaire de Département H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Le ou la secrétaire de département assure le secrétariat administratif et pédagogique du département de formation et aura la charge des missions suivantes :

1. Secrétariat administratif du département

Assurer l'accueil physique et téléphonique
Gérer l'agenda de la direction, organiser les réunions et rédiger les convocations
Traiter le courrier postal et électronique (réception, diffusion, classement)
Rédiger et mettre en forme des documents administratifs
Participer à l'organisation des élections (direction, conseil de département)
Participer aux réunions institutionnelles (prise de notes, rédaction de PV)

2. Gestion financière

Saisir et suivre les bons de commande
Gérer les ordres de mission et les états de frais via OMER

3. Secrétariat pédagogique

Accueillir, informer et orienter les étudiants, alternants, enseignants, vacataires et partenaires
Assurer le lien entre les usagers, la direction du département et l'équipe pédagogique
Contribuer à l'élaboration et au suivi des emplois du temps
Suivre la situation administrative des vacataires en lien avec le service RH

4. Recrutement et suivi des étudiants

Participer à la procédure Parcoursup (organisation, entretiens, classement)
Élaborer et mettre à jour les listes d'étudiants et d'alternants
Affecter les étudiants dans les groupes via APOGEE et l'intranet
Transmettre les listes aux enseignants
Recueillir les choix de parcours

5. Suivi de l'assiduité

Suivre les absences et gérer les justificatifs
Assurer le suivi des présences des alternants
Éditer et transmettre les attestations de présence

6. Suivi des notes et des diplômés

Suivre la saisie des notes dans l'intranet
Organiser les pré-jurys
Éditer et transmettre les bulletins de notes et diplômes
Assurer le suivi des diplômés

7. Stages, alternance et relations entreprises

Recueillir et diffuser les offres de stage et d'alternance
Orienter les entreprises, CFA et OPCO vers les interlocuteurs compétents
Éditer et suivre les conventions de stage
Organiser les plannings de soutenances (SAE, projets, stages, alternance)
Participer à la collecte de la taxe d'apprentissage

8. Amélioration continue

Participer aux audits internes et externes
Contribuer à l'évaluation des formations
Suivre les enquêtes de satisfaction et d'insertion
Participer à l'amélioration des procédures

Connaissances

Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
Connaissance des logiciels de gestion universitaire (APOGEE, OMER, ADE...)

Savoir-faire

Gérer des dossiers administratifs complexes
Travailler en équipe et en réseau
Accueillir et informer différents publics
Rédiger des documents administratifs clairs et structurés

Savoir-être

Rigueur, sens de l'organisation
Discrétion professionnelle
Autonomie et réactivité
Qualités relationnelles et sens du service public