Gestionnaire du Projet Sphinx Réf. Shpinx2 H/F - Sorbonne Universite

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé.Au sein du projet SPHINX de La Cellule de soutien aux structures de l'Alliance Sorbonne Université :

Localisation : 4 place Jussieu, 75005 Paris

Fonctions : Gestionnaire du projet Sphinx
Catégorie : B
Corps : Technicien de recherche et de formation
BAP : J
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative

CDD de 5 ans.

Mission :
Réaliser des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable afin la mise en oeuvre du projet Sphinx.

Activités principales :
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Participer à la gestion administrative et financière en appliquant les procédures dédiées
- Gérer les commandes d'achats : devis, bons de commandes, vérifications.
- Organiser les déplacements et les missions : réservation de transport et d'hébergement, édition des ordres de mission, états de frais.
- Préparer les conventions de financements/reversements et suivre leurs échéances
- Assurer un suivi régulier des budgets en remplissant des tableaux de bords : taux d'exécution, prévisions de dépenses.
- Gérer les commandes de ventes

Vous serez également amené.e à réaliser les tâches suivantes :
- Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures
- Participer à la diffusion de l'information concernant le projet en interne et en externe
- Assurer l'interface avec les autres services administratifs
- Archiver des documents

Encadrement : NON

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Connaissance générale technique gestion financière, Connaissance générale comptabilité publique, Utilisation technique de classement archivage, Maîtrise+utilisation des logiciels de bureautique, Utilisation du logiciel SIFAC ou SAP, Word, Excel, PowerPoint, Utilisation des outils de communication,Capacité à hiérarchiser et prioriser les demandes, Capacité à interagir avec interlocuteurs variés, Capacité à concevoir une organisation des dossiers

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.