Hôtesse d'Accueil - Standardiste H/F - Encres Dubuit

Missions principales :

Au sein du pôle Ressources Humaines, l'hôtesse d'accueil / standardiste à principalement pour mission de gérer le standard téléphonique, de renseigner et orienter les publics externes.

1. Activités principales
- Assurer et garantir un accueil téléphonique de qualité pour les publics externes : partenaires, fournisseurs... Durant les plages horaires définies
- Analyser la demander et orienter soir vers la personne recherchée, soit vers une structure ou un service compétent en veillant à respecter les consignes propres à l'établissement (filtrage, identification de l'appelant, qualification de l'appel.)
- Assurer le suivi fonctionnel de la prise en charge de l'appel (poste occupé, interlocuteur absent.)
- Appliquer et veiller au respect des consignes d'écoute, de disponibilité, de courtoisie, de bonne tenue et d'accompagnement de l'usager dans le traitement de sa demande
- Répondre aux questions simples, de premier niveau sur la base de la documentation fournies

2. Contribuer à l'organisation des réunions
- Assurer la bonne organisation matérielle et logistique lors de la mise en place des réunions
- Mettre à jour l'écran d'accueil
- Contribuer à l'accueil des visiteurs se présentant dans l'établissement

3. Activités annexes
- Gestion des notes de frais des commerciaux
- Gestion des stocks d'EPI - consommables
- Assurer des tâches administratives courantes

Profil recherché :
- Titulaire d'un Bac ou BEP Assistante - secrétariat
- La maîtrise de l'anglais est nécessaire pour ce poste
- maîtrise des techniques de secretariat
- maîtrise d'accueil téléphonique

- Compétences Techniques :
o Utiliser les outils informatiques et des logiciels de bureautique : savoir maitriser les fonctionnalités d'un ou plusieurs logiciels bureautiques et les mettre en oeuvre dans son domaine d'activité
o Capacité rédactionnelle : savoir rédiger facilement et lisiblement des documents simples ou de forme préétablie
o Bonne élocution

- Compétences Personnelles :
o Capacité d'écouter et d'analyse
o Courtoisie
o Dynamiste
o maîtrise de soi
o Gestion de conflit

Experience : Débutant accepté

Compétences : Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Identifier, traiter une demande client

Langues : Anglais exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Fabrication de peintures, vernis, encres et mastics

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.