Assistant de Gestion avec Évolution Vers R.A.F. H/F - Fusion Developpement

Notre entreprise est spécialisée dans les secteurs de la structure métallique et de la serrurerie-métallerieMISSION :
Veille à l'équilibre économique d'une PME. Conseil auprès de la direction, engage sa responsabilité financière et est garant du respect des obligations légales.

ACTIVITES PRINCIPALES :

- Activités Administratif :
o Assure l'ouverture et l'enregistrement du dossier affaire y compris ses évolutions : marché, travaux supplémentaires et prévisionnels dans le logiciel de gestion d'affaires
o Mise à jour des dossiers physiques : actes d'engagement, bons de commande, ordres de service, contrats, avenants, situations/factures, actes de cautionnement, décomptes généraux définitifs, procès-verbaux de réception, etc.
o Vérifie que le dossier client est complet et conforme administrativement au niveau des pièces contractuelles
o Gère administrativement les dossiers liés à la sous-traitance : rédaction des contrats, déclarations, agréments, paiements directs.
o Assure l'ouverture, la tenue, le suivi des dossiers en contentieux juridique
o Rédige les correspondances commerciales et administratives
o Préparation des dossiers de candidature aux appels d'offres
o Amélioration de l'outil informatique
o Transmet sans délais à la direction toute information relative à la survenance d'un accident du travail
o En lien avec les experts-comptables et le service juridique
o Création des fiches affaires

- Activités financières :
o Etablit les factures, avoirs, mémoires et décomptes en tenant compte des clauses telles que les avances forfaitaires, actualisations, révisions de prix, dépôt sur Chorus
o Enregistre les règlements clients avec imputation sur chantiers
o Gère les cautions bancaires pour les avances forfaitaires, garanties à première demande, cautions fournisseurs, etc. (ouverture, mainlevée et restitution d'acompte, contrôle)
o Met à jour le classeur des actes de cautionnement par entité
o Mettre à jour les tableaux de demande de caution pour toutes les entités
o Analyser les écarts eu égard aux prévisions mensuels en facturation client

o Gère les relations et les relances clients avec les intervenants pour la validation des activités de facturation, des retour PV de réception et des levées de réserves
o Enregistre les règlements clients (chèques, virement), les imputations, assure la relance client, informe les personnes concernées des litiges non détectés
o Facturation Client
o Point mensuel facturation Client
o Etudes financier des projets Fusion
o Suivi des prévisionnels des affaires

- Activités Secondaires :
o Gère les stocks de fournitures de bureau et leur renouvellement, s'assure de leur conformité aux besoins des salariés
o Assure la transmission de l'expression des besoins aux prestataire intérim, la gestion des contrats de mise à disposition, le traitement, l'enregistrement des relevés des heures après validation des responsables de service, et en cas d'accident, l'information préalable auprès des prestataires intérim (sous24h)
o Assure la mise à jour des pièces administratives des fournisseurs

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion budgétaire, Mettre à jour un dossier, une base de données, Utiliser les outils numériques, Élaborer des tableaux de bord

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités des sociétés holding

Liste des qualités professionnelles :
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.