Responsable Adminstratif de Projets H/F - Equinoxe Capital

Localisation : Roquevaire
Contrat : CDI - Temps plein
Prise de poste : Dès que possible

Le/la Responsable Administratif(ve) de Projets assure la gestion administrative, financière, contractuelle et documentaire de projets immobiliers ou de chantiers, en lien direct avec les chefs de projets, les maîtres d'ouvrage ou les directions techniques.

Missions détaillées

1. Gestion administrative et organisationnelle
- Constitution et suivi des dossiers administratifs des opérations immobilières tertiaires
- Classement, archivage, tenue des registres, préparation des documents réglementaires
- Rédaction de courriers, synthèses, rapports ou notes internes

2. Suivi comptable et facturation
- Saisie des factures, contrôle des pièces justificatives, suivi des règlements
- Rapprochement bons de commande / factures
- Suivi des budgets par opération et relances fournisseurs, gestion des litiges

3. Gestion sociale et RH administrative
- Élaboration et suivi des contrats de travail, POEI, stages, visites médicales
- Suivi du personnel (absences, congés, formation)
- Interface avec les prestataires paie, mutuelle, médecine du travail

4. Suivi des projets immobiliers tertiaires
- Appui administratif au montage, à l'exécution et au suivi des projets
- Mise à jour des plannings, veille au respect des obligations règlementaires et administratives
- Suivi des échanges avec les partenaires (architectes, bureaux d'études, BET, etc.)

5. Interface avec les interlocuteurs techniques
- Coordination des échanges avec les géomètres, experts fonciers, diagnostiqueurs, notaires.
- Suivi des rapports techniques, demandes d'intervention ou de conformité
- Suivi des documents règlementaires et administratifs (autorisations, assurances, déclarations préalables)
- Relances sur documents contractuels ou techniques

6. Support au développement et à la direction
- Participation à la prospection foncière et à la recherche de projets
- Veille administrative sur les opportunités d'acquisition
- Mise à jour des dossiers projets (technique, juridique, financier)
- Participation à la planification des étapes clés du projet

7. Commande et logistique
- Suivi des commandes de fournitures, matériels, marchandises pour les chantiers, bureaux, employés
- Gestion des stocks, des livraisons et des prestataires de services généraux

8. Gestion immobilière
- Suivi des contrats liés aux bâtiments (bail, maintenance, assurances, fluides.)
- Interface avec les locataires
- Participation au suivi des dépenses et de la rentabilité locative

Profil recherché

Formation :
Bac +3 à Bac +5 en gestion ou management de projet (Licence professionnelle métiers du BTP ou de l'immobilier, Master MOA/MOE, etc.)

Expérience :
3 à 7 ans dans une fonction administrative ou de coordination de projets, idéalement dans l'immobilier, le BTP ou maîtrise d'ouvrage publique/privée

Compétences :
Connaissances en comptabilité, droit social, gestion de projets immobilier tertiaire
Aisance avec les outils bureautiques et logiciels de gestion (Excel, pennylane etc)
Rigueur, sens de la confidentialité, gestion des priorités, autonomie, sens de l'organisation et réactivité
Forte capacité d'adaptation et excellent relationnel
Esprit de synthèse et capacité à travailler en interface avec de multiples interlocuteurs

Rémunération indicative
Fixe brut annuel : 35 000 à 45 000€
(selon profil et niveau de responsabilités)

Avantages :
Prime annuelle, titres-restaurant, mutuelle, télétravail

Experience : 3 An(s)

Compétences : Droit immobilier, Actualiser les informations mises à la disposition d'un public, Analyser une demande de location, Gérer des réclamations et litiges

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Gestion de fonds

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.