Assistant Administratif Domaine Formation H/F - Ccil Oise Beauvais / Laho Oise

Avec à leur tête des chefs d'entreprise élus, les Chambres de Commerce & d'Industrie (CCI) Ets public, représentent les intérêts de industrie, du commerce & services auprès des pouvoirs publics. Elles contribuent au dévelop. économique, l'attractivité & à l'aménagement des territoires et au soutien des entreprises. Les missions de la CCI Hauts-de-France sont : connecter les entreprises développer leur business gérer & développer de grands équipements portuaires/aéroportuaires, écoles, org. formDans le cadre de la mise en oeuvre du dispositif régional « Se Former pour un Emploi en Région » et de la gestion de programmes de formation à destination des entrepreneurs (CPF, dispositifs CCI.), déployés sur l'ensemble des territoires des Hauts-de-France, nous recrutons un(e) assistant(e) administratif(ve) à dominante formation.
Affecté(e) au sein du Pôle Création/reprise/suivi de la jeune entreprise et sous la responsabilité du manager du service, vous travaillez en étroite collaboration avec les équipes, notamment de conseillers, et assurez le suivi administratif complet des actions de formation. Vous contribuez au bon déroulement opérationnel de ces dispositifs, tout en garantissant le respect des procédures imposées par les financeurs.
Dans ce cadre, vos missions principales sont les suivantes :
Suivi administratif et financier
- Assurer la gestion administrative des actions de formation : inscriptions, convocations, conventions, dossiers de rémunération, attestations, évaluations, etc.
- Suivre l'assiduité des stagiaires, les périodes en entreprise le cas échéant, et archiver les documents
- Facturer les actions de formation auprès des financeurs, préparer les éléments de facturation, gérer les justificatifs de dépenses et réaliser les bilans de formation
- Saisir et mettre à jour les données dans les outils de gestion (SFER, Kairos, EDOF.)
Appui logistique et coordination (en lien avec les équipes)
- Participer à l'organisation matérielle des sessions : réservation de salles, préparation des supports
- Assurer un appui ponctuel à l'accueil des formateurs et à certaines réunions (en cas d'absence ou de pic de charge)
- Être en appui administratif des conseillers création/reprise, qui assurent la relation directe avec les publics
Suivi transversal et relationnel
- Maintenir un lien régulier avec les interlocuteurs internes (équipes territoriales) et externes (financeurs, partenaires, prestataires)
- Suivre les tableaux de bord de pilotage administratif des actions
- Gérer les relances et garantir les délais de traitement

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer la gestion administrative d'une activité, expérience significative domaine administratif, maîtrise outils bureautiques, autonomie, aisance relationnelle & rédactionnelle, capacités adaptation, polyvalence, disponibilité, sens du travail équipe, expérience significative domaine formation profess

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Activités des organisations patronales et consulaires

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.