Assistante ou Assistant d'Élus - Dijon H/F - Fonction publique Territoriale
- Dijon - 21
- Fonctionnaire
- Fonction publique Territoriale
Les missions du poste
Au sein d'une équipe d'agents dédiée au secrétariat des adjoint(e)s et vice-président(e), vous assurez le secrétariat d'un groupe de 4 à 5 élus, complété d'une mission polyvalente auprès des autres élus en cas de besoin de remplacement ponctuel de vos collègues.
Vos tâches de secrétariat sont variées et il est exigé de vous une capacité d'adaptation à des sollicitations multiples et à un rythme de travail soutenu.
Vous êtes en contact quotidien, par téléphone ou pour l'accueil et la préparation des rendez-vous, réunions et déplacement, avec les services de la collectivité, institutions et partenaires liés aux délégations des élus qui vous sont rattachés.
Vous assurez un accueil téléphonique ou physique des citoyens qui souhaitent rencontrer les élus. A ce titre, vous devez faire preuve d'écoute, de patience et de discernement pour le traitement des sollicitations.
Il est attendu de vous de posséder ou d'acquérir rapidement une bonne appréhension de l'environnement de la collectivité, du milieu institutionnel et du champ partenarial lié aux délégations des élus auprès desquels vous travaillez.
- Gestion croisée et coordonnée des agendas de plusieurs élus
- Organisation simultanée pour chacun des élus de rendez-vous, réunions et déplacements
- Constitution de dossiers préparatoires aux rendez-vous, réunions et déplacements, conseils municipaux et / ou métropolitains
- Assistance logistique à l'organisation du travail des élus
- Rédaction de courriers, mails ou comptes rendus
- Classement et archivage
Le profil recherché
Compétences requises
- Maîtrise des logiciels de bureautique
- Orthographe, expression orale soutenue, expression écrite maitrisée
- Sens de l'organisation
- Capacité à hiérarchiser, prioriser les tâches, transmettre l'information et communiquer
- Compréhension du cadre et de l'univers institutionnel
Savoir être :
- Esprit d'équipe
- Bonne présentation
- Résistance au stress
- Discernement
- Dynamisme, réactivité, discrétion
Une formation d'assistant de direction ou de secrétaire de manager est requise.