Assistant de Direction Financière et Administrative - Tours Metropole Val de Loire H/F - Fonction publique Territoriale

Assistante de direction financière et administrative (F/H), à la Direction Générale Adjointe Développement, Innovation, Attractivité

Lieu d'exercice du poste : Tours

Cadre d'emploi : Rédacteurs Territoriaux

Temps de travail : Poste à temps complet (39H)

Recrutement : par voie statutaire ou contractuelle

Poste ouvert aux candidats Reconnus en Qualité de Travailleurs Handicapés

Vous assurez l'accueil physique et/ou téléphonique.Vous recueillez, traitez et diffusez les informations nécessaires au fonctionnement financier et administratif du service ou de la collectivité et vous suivez et gèrez des dossiers financiers et administratifs.

Vous assistez un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service et dans la gestion des dossiers.

Missions

* Suivi de l'exécution budgétaire : saisie des budgets, engagements, suivi et contrôle de l'exécution des dépenses et des recettes, mise en place d'outils de suivi des consommations budgétaires.
* Accueil physique et téléphonique.
* Réception, traitement et diffusion d'informations.
* Saisie et mise en forme des dossiers administratifs.
* Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques divers liés à la vie de la DGA Développement, Innovation, Attractivité.
* Suivi et traitement du courrier entrant et sortant (gestion Ixbus Parapheur et Maarch courrier, mise en page, contrôle des signatures, envoi des courriers, suivi des chrono-courriers).
* Exécution des procédures et décisions administratives en lien avec le contrôle de gestion, la commande publique et la direction des finances : suivi des délibérations en bureau et conseil, mise à la signature des conventions/contrats, suivi de leur exécution notamment budgétaire / attribution des subventions (engagement/ contrôle des pièces jointes, création de tiers...)
* Tri, classement et archivage de documents.
* Préparation de dossiers.
Suivi des projets et activités de la DGA, notamment accompagnements sur des dossiers thématiques Enseignement Supérieur (appui à l'instruction des dossiers de l'appel à projets AVEC, appui à la mise en ½uvre du forum du logement -parc des expos, étude de l'offre d'accueil des événements et spectacles), accompagnement sur des dossiers de développement économique (divers dossiers en lien avec l'économie de proximité, dossiers Fonds façades, création d'entreprises, Les Cafés de la Création -demandes et offres immobilières et foncières, parcs d'activités économiques, dossiers en lien avec l'économie de proximité et les indemnisations, Conférence consultative des Acteurs Economiques)
* Planification de réunions et gestion d'agendas

Compétences et aptitudes

* Compétences en comptabilité et finances publiques
* Recevoir, filtrer et réorienter les demandes
* Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre, rechercher et diffuser des informations
* Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
* Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous
* Mettre en forme et présenter des dossiers
* Appliquer et suivre les décisions administratives
* Gérer les agendas des élus. Prendre des rendez-vous en fonction des priorités et échéances
* Compétences dans l'utilisation des logiciels métiers de la collectivité : Oxyad, Maarch, Ixbus, Ciril
* Être force de proposition dans les outils de suivi des dossiers : tableau de bord, dossiers partagés
* Contribuer par tous moyens à l'animation du collectif et faciliter la transversalité entre les directions au sein de la DGA, comme dans l'ensemble de l'organisation métropolitaine.

Conditions d'exercice

* Travail en bureau
* Présence sur les commissions à 18h, deux soirs par mois
* Présence possible sur des manifestations/réunions organisées par la DGA sur le territoire métropolitain