Gestionnaire de Plannings H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

RÉSUMÉ DU POSTE

Le gestionnaire de plannings assure l'élaboration des plannings en lien avec les interlocuteurs concernés. En outre, il gère la mise en place des nouveaux outils de gestion des plannings et des locaux dans le cadre d'une politique d'optimisation et de valorisation des locaux, sous la responsabilité hiérarchique directe du responsable du service Cadre de vie.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
- Traitement des demandes de réservations des locaux dans une démarche d'optimisation de la gestion des espaces
- Traitement des demandes d'espaces pour l'événementiel en coordination avec le service dédié
- Mise en place et gestion des plannings, en coordination avec les responsables pédagogiques et de planning des composantes et des services communs, ainsi que le pôle logistique du Campus Saint-Germain-des-Prés
- Mise en place d'un nouvel outil de gestion des locaux
- Gestion de l'occupation du parking et des demandes ponctuelles
- Extractions de données et tenues de statistiques
- Mise à jour des bases de données dédiées à la gestion du service (fichiers des espaces pédagogiques,

fichiers d'occupation des locaux par les structures hébergées et autres bases de données)
- Participation à des réunions de travail en lien direct avec l'activité du service
- Saisie, mise en forme des documents divers (courriers, rapports...), les reproduire et les diffuser
- Retranscription des informations orales à l'écrit
- Suivi de dossiers et relance des interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traitement et diffusion des informations internes et externes concernant le fonctionnement du service
- Application des procédures dans son domaine d'activité
- Classement et archivages des documents

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances :
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Techniques de communication
- Culture informatique (et bonne utilisation du Pack Office)

Savoir-faire - Compétences opérationnelles :
- Accueillir et prendre des messages
- Accueillir les interlocuteurs concernés
- Rédiger des rapports ou des documents en lien avec l'activité
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
Afficher la suite
- Enregistrer et classer les documents

Savoir-être - Compétences comportementales :
- Sens de l'organisation et rigueur
- Réactivité et anticipation
- Sens relationnel et communication
- Sens de la négociation

Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) :

Niveau IV - Baccalauréat ou diplôme équivalent