Gestionnaire Administratif·ve - Accueil H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Saint-Étienne - 42
- Fonctionnaire
- Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Les missions du poste
MISSION PRINCIPALE : Accueil et secrétariat
ACTIVITES :
- Accueillir, renseigner, informer et orienter tout public (enseignants, étudiants, livreurs, visiteurs...)
- Réceptionner les appels téléphoniques, identifier les demandes et établir les mises en communication et/ou orienter vers les services ou structures compétents
- Entretenir un fonds d'information sur les structures du site et sur l'établissement pour permettre d'avoir les éléments de réponse
- Assurer le contrôle des entrées et sorties des personnes et/ou des véhicules, à l'entrée d'un bâtiment ou d'un site, y compris les véhicules effectuant des livraisons
- Réceptionner et entreposer les colis livrés, le cas échéant
- Gérer le matériel mis à disposition (badges, clés, matériels de prêt...)
- Surveiller les tableaux de contrôle des installations techniques (détection incendie, alarmes techniques...)
- Veiller à l'observation des consignes générales de sécurité notamment en cas d'incendie
- Effectuer diverses tâches administratives de secrétariat
Le profil recherché
· Savoirs
o Maîtriser les techniques d'accueil et les techniques de communication orales et écrites,
o Connaitre les techniques de gestion administrative
o Connaitre les logiciels bureautiques (Excel, Word...)
o Connaitre l'organisation et le fonctionnement de la structure
o Notions de base sur la sécurité des personnes et des biens, sur les différents matériels d'alarme et de surveillance (écran vidéo, alarme volumétrique...) souhaitées
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· Savoir faire
o Savoir communiquer à l'oral et à l'écrit
o Savoir travailler en équipe
o Savoir analyser et gérer les demandes d'informations
o Savoir hiérarchiser les informations et les priorités, respecter les calendriers.
o Savoir accueillir le public en toutes circonstances.
o Savoir mettre en oeuvre les consignes données
o Savoir rédiger un courrier, une note ou un compte-rendu de réunion
o Savoir organiser et gérer un système de classement
o Savoir rendre compte
· Savoir être
o Sens du contact et qualité d'écoute
o Sens du travail en équipe
o Être capable de s'adapter au contexte et à ses interlocuteurs
o Rigueur et clarté en tenue de documents administratifs
o Bon relationnel et esprit d'équipe
o Discrétion
o Respect de l'usager
o Faire preuve de polyvalence et de disponibilité