Gestionnaire Administratif·ve - Assistant·e de Département H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Saint-Étienne - 42
- Fonctionnaire
- Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Les missions du poste
MISSION PRINCIPALE : Secrétariat administratif et pédagogique du départementGestion Administrative et Commerciale des Organisations (GACO)
ACTIVITES : Assurer le secrétariat du départementGACO en lien avec la secrétaire en place :
- Accueillir les usagers (accueil physique et téléphonique)
- Gérer les services d'enseignement des enseignants permanents et non permanents (logiciel OSE). Informer les enseignants et gérer les situations particulières. Assurer la gestion des dossiers des personnels vacataires du département
- Informer et veiller à l'application de la réglementation, des directives et consignes
- Assurer la gestion du budget affecté au département (faire les demandes d'achat, suivre les commandes, réceptionner et contrôler des livraisons, gérer les déplacements)
- Organiser les réceptions et autres manifestations liées à la formation (JPO, soutenances diverses, organisations des entretiens de recrutement le cas échéant...)
- Organiser les courriers et mailings, gérer l'affichage des informations
- Classer et archiver tous les documents
- Gérer la scolarité de parcours de formation en lien avec l'équipe pédagogique et les partenaires extérieurs :
o Réaliser les inscriptions pédagogiques des étudiants et/ou des alternant
o Participer à l'élaboration des emplois du temps et suivre leurs modifications (logiciel ADE)
o Vérifier la disponibilité des salles et du matériel pédagogique
o Organiser la partie administrative des devoirs surveillés
o Participer à l'organisation des jurys du département...
o Établir, si besoin, les statistiques liées au suivi des groupes d'étudiants
o Suivre l'assiduité des étudiants et/ou des alternants (gestion des absences, établissement des fiches de présence, suivi des justificatifs...)
o Saisir les notes des étudiants et/ou des stagiaires
La secrétaire est un élément clé du département qui intervient dans l'accueil et les relations avec les vacataires et les partenaires le cas échéant.
Le profil recherché
· Savoirs
o Connaitre la réglementation relative à la scolarité dans l'enseignement supérieur
o Maîtriser les techniques d'accueil et les techniques de communication orales et écrites,
o Connaitre les techniques de gestion administrative
o Maitriser les logiciels bureautiques (Excel, Word...)
o Connaitre si possible des logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité, des emplois du temps, des services d'enseignement, à la plate-forme pédagogique. (APOGEE, SCODOC, ADE, e\_candidat, Ose, Parcoursup, Studéa, Career center...)
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o Connaitre l'organisation et le fonctionnement de la structure
· Savoir faire
o Savoir communiquer à l'oral et à l'écrit
o Savoir travailler en équipe
o Savoir analyser et gérer les demandes d'informations
o Savoir appliquer la réglementation des domaines FI/FC
o Savoir hiérarchiser les informations et les priorités, respecter les calendriers.
o Savoir accueillir le public en toutes circonstances.
o Savoir mettre en oeuvre les consignes données
o Savoir rédiger un courrier, une note ou un compte-rendu de réunion
o Savoir organiser et gérer un système de classement
o Savoir rendre compte
· Savoir être
o Sens du contact et qualité d'écoute
o Sens du travail en équipe
o Être capable de s'adapter au contexte et à ses interlocuteurs
o Rigueur et clarté en tenue de documents administratifs
o Bon relationnel et esprit d'équipe
o Discrétion
o Respect de l'usager
o Faire preuve de polyvalence et de disponibilité