Gestionnaire d'Institut - Isem H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

CDD de 3 ans renouvelable pour les agents contractuels

MISSIONS

La FaSEST se compose de trois instituts dont l'Institut des sciences économiques et du management - ISEM.
Celui-ci propose plus de 20 formations de niveau Bac +3 à Bac +8 réparties entre licences généralistes, licence professionnelle, masters et doctorats.

L'assistant.e de direction exécute, sous l'autorité fonctionnelle de la directrice et du directeur adjoint de l'ISEM, des actes administratifs et de gestion courante.

Il/Elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l'institut.
Il/Elle informe et oriente les interlocuteurs internes et externes dans leurs démarches.
Il/Elle est en lien permanent avec les services d'appui de la faculté (Finances / Budget - RH - Communication - RI - Formation - Logistique) et avec l'assistante de direction de l'équipe décanale afin d'assurer une bonne transmission des informations entre l'institut et la Faculté.

ACTIVITÉS
- Assurer la coordination des activités administratives, financières et de gestion du personnel enseignant au sein de l'institut : être
le relais, transmettre les documents pour signature, suivre les arrêts maladies enseignants.
- Organiser les réunions du conseil de l'institut : planifier les assemblées plénières et les conseils de perfectionnement, préparer l'ordre du jour, convoquer les membres, préparer les listes d'émargement, assurer la logistique associée à la réunion, rédiger les relevés de décisions et les procès-verbaux. Assister chaque semaine avec les autres gestionnaires d'instituts à l'équipe de direction.
- Assurer la tenue des agendas de la direction : tenir à jour les agendas, informer le public des disponibilités de la direction de
l'Institut, organiser les rendez-vous.
- Gérer les courriers et courriels : mise à jour des listes de diffusion en lien avec le service Communication.
- Rédiger, concevoir et mettre en forme les divers documents relatifs aux instances, à la formation tout au long de la vie, aux
ressources humaines... en lien avec les demandes des services d'appui et des services universitaires.
- Organiser auprès des partenaires le recueil de la taxe d'apprentissage et sensibiliser, communiquer à ce sujet.
- Rendre compte à la DSA : informer régulièrement du bon déroulé de la gestion administrative de l'institut, transmettre les comptes-rendus et procès verbaux, alerter sur les demandes de points à traiter en conseil de faculté, diffuser les informations.

Disponibilité au delà des horaires habituels lors de la tenue des instances

Connaissances
- Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur et plus précisément d'une faculté.
- Maîtrise de l'outil informatique courant : traitement de texte, tableur, publipostage, diaporama, messagerie, gestion électronique des agendas, internet, etc.
- Maîtrise des techniques rédactionnelles
- Accueil du public.

Savoir-être
- Capacité à travailler en autonomie, mais aussi en lien avec une équipe
- Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif ou technique et en vérifier la conformité
- Mettre en oeuvre les procédures de gestion
- Gérer les aspects logistiques (locaux, matériels, fournitures)
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner, diffuser et archiver les données et documents
Afficher la suite
Savoir-faire
- Faire preuve d'impartialité et de discrétion
- Réactivité et disponibilité
- Sens de l'accueil et de la communication
- Avoir un sens du contact et de l'écoute
- Capacité d'organisation et de gestion des priorités selon les échéances

Bac minimum exigé pour les agents contractuels.
Formation souhaitée en secrétariat, gestion administrative et/ou expérience en secrétariat de direction