Assistant Formations et Concours DRH H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Toulouse - 31
- Fonctionnaire
- Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Les missions du poste
Au sein de l'équipe, vous contribuez à la gestion d'actions de formation des personnels et à l'organisation des concours ITRF de l'établissement. Vous serez formé aux outils et aux procédures de gestion, ainsi qu'à la réglementation, et accompagné pour votre prise de poste. Vous avez une appétence pour la gestion des ressources humaines et la gestion administrative.
MISSIONS
- Assurer la gestion administrative et matérielle de la formation des personnels
- Assurer la gestion administrative et matérielle des concours ITRF
- Contribuer à l'ensembles des activités de l'équipe de façon ponctuelle
Mission 1 : Assurer la gestion opérationnelle d'un portefeuille de thématiques d'actions de formations
- Gérer le recueil des besoins de formation pour l'élaboration du plan de formation
- Répondre aux demandes d'information des agents
- Communiquer avec les organismes de formation extérieurs, et demander des devis de formation
- Organiser la logistique des formations (réservation de salles et de ressources)
- Suivre les inscriptions, gérer les convocations, l'émargement, les attestations de présence et les questionnaires d'évaluation
- Accueillir et informer les formateurs et les agents
- Saisir les formations dans le logiciel SIHAM - Formation
- Suivre les habilitations en hygiène et sécurité conformément à la réglementation
- Participer à la modération des salles dédiées à la formation des personnels dans l'outil ADE
Mission 2 : Assurer la gestion administrative, matérielle et logistique des concours ITRF
- Traiter les dossiers des candidats inscrits aux concours conformément à la réglementation, étudier la recevabilité des candidatures, procéder à la saisie dans l'outil de gestion SENORITA
- Organiser à la gestion administrative (préparation des dossiers, suivi des pièces, convocations)
- Organiser la logistique des épreuves (réservation de salles, reprographie, affichage, accès, accueil et restauration des jurys)
- Assurer l'émargement et la surveillance des candidats pendant les épreuves de concours
- Assurer la transmission des dossiers des lauréats au ministère
- Assurer le suivi de la rémunération des jurys dans le SIRH SIHAM
Le profil recherché
- Les savoirs :
- Connaître l'organisation et le fonctionnement d'une université
- Connaître les personnels d'une université et disposer des notions RH fondamentales
- Avoir de l'intérêt pour les dispositifs de formation professionnelle
- Connaître la réglementation des concours serait un plus
- Les savoir-faire :
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, publipostage)
Afficher la suite
- Savoir prendre en mains les outils de gestion propres aux formations (SIHAM), aux concours (SENORITA), et gérer une messagerie partagée. Une formation interne aux outils sera proposée.
- Identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des échéances, savoir s'adapter
- Les savoir-être :
- Avoir le sens de l'accueil, et de l'écoute, de la discrétion et de la disponibilité
- Savoir travailler en équipe en bonne collégialité, communiquer et rendre compte
- Savoir prendre des initiatives, être réactif, organisé et rigoureux