Assistant·e Administatif.Tive et Agent·e d'Accueil - Frac Normandie H/F - Fonction publique Territoriale

Le Fonds Régional d'Art Contemporain de Normandie est un établissement public de coopération culturelle à caractère administratif créé en octobre 2020 par l'Etat et la Région Normandie, fondé sur le rapprochement de l'ex-Frac Normandie Caen et Frac Normandie Rouen. Composé de deux sites d'exposition distincts, à Caen et à Sotteville-lès-Rouen, et de 23 agents, le Frac Normandie a pour missions principales : la constitution et la diffusion d'une collection publique d'art contemporain, la sensibilisation des publics les plus larges à la création contemporaine, le soutien à la création. Les missions du Frac sont régies par les textes réglementaires en vigueur relatifs au label " Frac ".Dans le cadre de son fonctionnement, le Frac Normandie recrute son Assistant.e administatif.tive et Agent.e d'accueil (H/F). Le poste, à temps non complet, est ouvert aux titulaires de la fonction publique ainsi qu'aux contractuels.

Sous l'autorité de la Directrice des ressources, l'agent a pour mission
* D'assister l'équipe en matière d'assistance administrative et financière
* D'assurer l'accueil physique et téléphonique

Assistance administrative
o Réalisation de travaux de bureautique, classement, commandes de fournitures,
o Réalisation et suivi de documents administratifs et RH : mises à jour régulières des documents concernant les agents, contrôle des états de frais de déplacements, droits chèques restaurants...
o Gestion du courrier : Arrivée et départ/Diffusion/Traitement du courrier
o Gestion base de données des contacts en lien avec l'équipe
o Suivi des rendez-vous de l'équipe avec la médecine préventive

Assistance financière
o Soutien à la comptabilité : réalisation de bons de commandes, contrôle des factures, des états de frais, des pièces justificatives.
o Saisie des engagements, mandats et titres dans le logiciel comptable.
o Déclaration des artistes à l'URSSAF
o Soutien à la gestion de la paie.

Accueil lors des horaires d'ouverture du FRAC (du mercredi au vendredi de 14h à 18h)
o poste d'accueil physique : accueil et orientation des visiteurs vers la salle d'exposition et réponses aux questions,
o Veiller à la bonne tenue de l'espace accueil et de l'ensemble des espaces communs,
o poste d'accueil téléphonique : réception, filtrage et réorientation des appels,
o allumage expositions, ouverture/fermeture du FRAC, contrôle sur vidéosurveillance,
o Maintien en état de la borne d'accueil et de l'espace de la Fractory,

o Connaissance de l'environnement et du fonctionnement des collectivités locales et établissements publics
o Maîtrise des outils bureautiques notamment Microsoft office 365 et des outils de de communication informatique (messagerie, web...), logiciel de comptabilité Berger-Levrault serait un plus
o Bonnes capacités d'expression écrite et orale,
o Qualités relationnelles et capacité à maintenir un niveau de courtoisie vis-à-vis des visiteurs et collègues
o Bonnes capacités d'organisation et de gestion du temps
o Capacité à travailler en équipe
o Discrétion professionnelle / Confidentialité
o Autonomie, disponibilité, polyvalence, réactivité, rigueur, esprit d'initiative, esprit de synthèse