Assistant Qualité - Gestion des Risques H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif Prise de poste rapide souhaitée.

Mission principale du service :
La direction est responsable de la définition, du pilotage et de la mise en uvre de la politique et du plan d'action qualité - gestion des risques, et a la charge de la gestion des relations avec les usagers

Composition des services (postes) :
Un directeur adjoint en charge de la qualité gestion des risques, des relations avec les usagers et de la filière gériatrique ;
Un ingénieur qualité gestion des risques ;
Une assistante qualité gestion des risques ;
Une assistante en charge des relations avec les usagers.

Positionnement de l'agent dans le service :
Rattachement hiérarchique :
L'assistant qualité gestion des risques est rattaché en premier niveau à l'ingénieur qualité - gestion des risques, et en second niveau, au directeur adjoint en charge de la qualité gestion des risques, relations avec les usagers et de la filière gériatrique.
Liaisons fonctionnelles :
- Équipe de direction
- Cadres de santé et responsables de service
- Équipe médicale : président de CME, chefs de pôles, chefs de service, médecins
- Pilotes des différents groupes de travail relatifs à la démarche qualité gestion des risques
- Professionnels de l'établissement et extérieurs

Missions principales :
L'assistant Qualité Gestion des Risques a pour rôle d'assister l'ingénieur Qualité Gestion des Risques dans ses missions, de recueillir et exploiter les informations terrain (internes/externes) et mettre en uvre les actions adéquates dans le domaine de la qualité, en cohérence avec la politique qualité et de gestion des risques de l'établissement.
- Établissement / actualisation, organisation et mise en uvre de processus, procédures, protocoles, consignes, spécifiques à son domaine d'activité
- Formation de personnes aux techniques et procédures de son domaine, et à leur application
- Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
- Organisation et description des processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements
- Suivi de la réalisation des travaux, de la résolution des problèmes spécifiques à son domaine d'activité
- Veille spécifique à son domaine d'activité

Missions et activités du poste :
1. Qualité :
- Participer à l'élaboration et au suivi du programme annuel de l'activité la Direction Qualité Gestion des Risques
- Participer à la mise en uvre et au suivi de la procédure de certification
- Assurer la gestion documentaire et accompagner les professionnels de l'établissement dans la formalisation et la mise à jour des protocoles, procédures et autres documents publiés sur la base documentaire
- Créer les autorisations d'accès à l'intranet
- Élaborer et mettre en service les outils et méthodes spécifiques propres à la qualité, en lien avec l'ingénieur Qualité Gestion des Risques
- Assurer le suivi administratif de groupes d'EPP, en lien avec l'ingénieur Qualité Gestion des Risques
- Organiser les instances coordonnées par la CME (CIV, CLUD, COMEDIMS, CGRI, CLAN)
- Préparer les statistiques et les supports pour la CDU
- Assurer la saisie des questionnaires de satisfaction des usagers
- Coordonner le recueil des indicateurs qualité et sécurité des soins (IQSS)
- Recueillir les données E-Satis et diffuser les résultats
- Vérifier et mettre à jour l'affichage de l'établissement
2. Gestion des risques :
- Assurer le circuit de préanalyse et le suivi des FSEI, déclarations de chutes et déclarations de vigilance
- Assurer l'organisation et le suivi des réunions d'analyse du Comité des Événements Indésirables (EIAS et EI relatifs aux directions fonctionnelles)
- Envoyer des FSEI trimestrielles aux services
- Assurer le suivi et la mise à jour des workflows
3. Secrétariat :
- Participer à la planification des projets et actions « qualité -gestion des risques »
- Réserver les salles pour les réunions, en lien avec l'ingénieur Qualité Gestion des risques
- Rédiger les comptes rendus des réunions, en lien avec l'ingénieur Qualité Gestion des risques
- Tenir à jour l'agenda de la Direction Qualité et prendre les messages de la Direction Qualité
- Gérer les fournitures du service
4. Au titre du remplacement ponctuel de l'agent en charge des relations avec les usagers :
- Assurer la continuité de la gestion des dossiers de plaintes et réclamations

Relations les plus fréquentes dans le cadre de ces missions :
L'ensemble des professionnels de l'établissement.

Cadre réglementaire :
Statut de la Fonction Publique Hospitalière

Conditions d'exercice :
- Poste à temps plein du lundi au vendredi, d'une durée hebdomadaire de travail de 35h00 ;
- Exercice bi-site ;
- Assurer la continuité de service en cas d'absence de l'agent chargé des relations avec les usagers.

Pré-requis :
- Expérience hospitalière dans le domaine concerné ;
- Utilisation des outils bureautiques et logiciels métier ;
- Traitement et analyse de données recueillies dans le domaine de la Qualité - Gestion des Risques.

Savoir-faire :
- Analyser et optimiser un / des processus
- Argumenter, influencer et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs (interne et/ou externe), dans son domaine de compétence
- Auditer l'état général d'une situation, d'un système, d'une organisation dans son domaine de compétence
- Choisir une méthode, un moyen correspondant à son domaine de compétence
- Concevoir, formaliser et adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétence
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Évaluer la conformité de la mise en uvre d'une procédure/norme/règle, consigne relevant de son domaine de compétence
- Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
- Utiliser les logiciels métier
- Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

Savoir être :
- Être autonome et prendre des initiatives ;
- Savoir travailler en équipe pluridisciplinaire ;
- Savoir écouter et dialoguer ;
- Être organisé, rigoureux et méthodique ;
- Être respectueux de la confidentialité des informations et du secret professionnel.