CDD -- Assistant de Direction H/F - Unapei Hauts-De-Seine

Rejoignez l'Unapei 92 et construisons ensemble une société inclusive !

L'Unapei 92, c'est bien plus qu'une association, c'est un collectif engagé, humain et innovant qui permet à chaque personne en situation de handicap (résultant de TND, de troubles psychiques ou de polyhandicap) de s'inscrire dans un parcours de vie choisi en soutenant le développement de ses capacités et en l'accompagnant vers l'autodétermination.

+ de 50 établissements et services présents dans les Hauts-de-Seine, en Eure-et-Loir et dans l'Eure
+ 1 100 professionnels mobilisés, dans + de 30 métiers différents

L'Unapei 92 recrute pour son ESAT Les Ateliers du Phare, accueillant des adultes reconnus travailleurs handicapés. L'objectif est de leur permettre d'exercer une activité professionnelle adaptée tout en bénéficiant d'un accompagnement médico-social et éducatif.
Sous l'autorité de la direction de l'établissement, vous assurez le fonctionnement administratif et l'administration du personnel au niveau de l'établissement ainsi que le suivi social des situations des personnes accompagnées et la préparation de la facturation les concernant.

Les missions principales :

Gestion administrative de l'établissement
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, la gestion des courriers et la correspondance électronique.
- Faciliter une communication régulière et de qualité avec les familles.
- Créer les documents et tableaux de suivi à la demande de la direction.
- Participer au traitement et au suivi des notifications MDPH sur « Viatrajectoire » et à la gestion des dossiers de demandes d'admission.
- Effectuer les suivis et la mise à jour des dossiers administratifs des personnes accompagnées auprès des organismes sociaux (MDPH, CAF, AS.).
- Préparer et gérer la facturation mensuelle pour les différents conseils départementaux.
- Participer au recouvrement des factures, en lien avec la comptabilité et en appui de la direction.
- Assurer le suivi des présences et de la facturation des repas, en lien avec le chef de service et la comptabilité.

Gestion de l'administration du personnel
- Réaliser les formalités d'embauche, préparer les contrats de travail en lien avec le service RH.
- Réaliser un suivi RH (arrêts de travail, accident de travail etc).
- Mettre en place des tableaux de suivi des indicateurs RH avec la direction de l'établissement.
- Assurer la gestion administrative des dossiers de formation des salariés.
- Assurer la formation des nouveaux utilisateurs sur le logiciel de gestion des temps (Octime).

Gestion logistique
- Commander et gérer le stock de matériels et de fournitures courantes.
- Gérer les relations avec les prestataires concernant le fonctionnement et la maintenance des outils bureautiques (photocopieurs, ordinateurs, téléphone).
- Assurer le suivi des déclarations auprès des assureurs

Profil recherché

Formation : Diplôme requis : Bac +2 (DUT, BTS) à Bac +3 - Diplôme de Niveau 5 (anciennement Niveau III) en Administration, droit,
RH

Savoir-faire et savoir-être

Vous êtes familier(ère) avec les spécificités liées à la CCN du 15 mars 1966 et les accords annexes. Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques, notamment le logiciel OCTIME. Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation et rigueur ainsi que vos qualités rédactionnelles. Vous savez faire preuve de discrétion.

Tous nos postes sont ouverts aux salariés en situation de handicap/RQTH.

Vos avantages en rejoignant l'Unapei 92

Rémunération : Selon expérience et suivant les critères de la CCN du 15 mars 1966 avec reprise d'ancienneté
Durée du travail : CDD temps plein, 3 mois (mois renouvelable)
Avantages : Tickets restaurant - Prise en charge de la mutuelle à 60% (employeur) - Prévoyance - Œuvres sociales - Compte Epargne Temps - Prise en charge des transports en commun à 60% - Indemnités Ségur (238 € brut)

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Collecter et analyser des données, des informations, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Réaliser la gestion administrative des contrats, Réaliser la gestion administrative du personnel, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Réaliser la facturation

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour enfants handicapés

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.