Assistance de Gestion avec Notions d'Informatique H/F - General Micro Services

GENERAL MICRO SERVICES (GEMS)A/ Gestion administrative et documentaire
Réception, tri et envoi du courrier (papier et électronique)
Gestion des boites mail partagées : lecture, répartition, réponse et suivi des relance
Accueil téléphonique : filtrage, prise de messages et orientation des appels
Classement, indexation et archivage des documents (physique et numériques)
Mise à jour et gestion des bases de données internes (contact clients, fournisseurs, licences...)
organisation et préparation de dossiers (rapports, présentation, supports de réunion)
B/ Gestion financière
Elaboration et émission des devis, bons de livraison, factures
Saisie, contrôle et lettrage des factures Fournisseurs et clients
Suivi règlements, relances clients en cas d'impayés
Préparation des éléments pour la compta : rapprochements bancaires, justifs et reportings
Coordination et transmission de pièces à la comptable
C/ Support technique 1er niveau
Réception des demandes (téléphone, email, chat) et qualification du besoin
petit diagnostic et résolution de 1er niveau messagerie, système d'exploitation, accès réseau
Réinitialisation de mots de passe, installation de mises à jour et procédures standard
Escalade des incidents plus complexes vers les Techniciens
Suivi des Tickets (ouverture, relance, clôture) et communication auprès de l'utilisateur
Mise à jour de la base de connaissances interne (procédures, documentation technique)
Veille technologique et auto-formation sur les nouveaux outils et bonnes pratiques.
D/ Support Commercial et Suivi des ventes
Analyse des besoins client et préconisation de solutions(matériel, licences, garanties)
Recherche de produits et tarification auprès de fournisseurs
rédaction, envoi et ajustement des devis selon retours clients
Relance des prospects et suivi des commandes jusqu'à livraison
Suivi des renouvellements de licences (Office, Adobe, antivirus...) de garanties et d'extensions de maintenance
E/Logistique et approvisionnement
Gestion commandes de matériel informatique
Suivi des stocks (consommables, pièces détachées) et réappro
Organsiation d'envois et retours de matériels(colis, transporteurs)

Outils : Microsoft365, ATERA, Sage 50, Eset, Mailinblack

Experience : Débutant accepté

Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Commerce de gros (commerce interentreprises) d'ordinateurs, d'équipements informatiques périphériques et de logiciels

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de persévérance : Capacité à maintenir son effort jusqu'à l'achèvement complet d'une tâche quels que soient les imprévus, les obstacles de réalisation rencontrés.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.