Chargé·e d'Accueil - Gestionnaire Administratif·ive en Etat Civil H/F - Mairie

L'Agent assure l'accueil physique et téléphonique en Mairie, la gestion de dossiers et les procédures liées à l'Etat Civil.

MISSIONS :

- Accueillir, orienter et informer les usagers (accueil physique et téléphonique),
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents,
- Gérer les formalités administratives courantes : délivrer des copies d'actes d'état civil, assurer les inscriptions sur les listes électorales, gérer le courrier et les messages électroniques,
- Traiter les demandes liées aux mariages, PACS, décès, procédures de changement de nom, prénom ou sexe etc,
- Contribuer à la gestion du cimetière et répondre aux demandes,
- Délivrer des documents administratifs (attestation etc.),
- Réaliser des travaux de bureautique,
- Rédiger des courriers courants,
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation mis à disposition du public,
- Gérer les affichages réglementaires,
- Procéder au classement et à l'archivage.
- Au besoin, participer à l'organisation matérielle et administrative des élections,
- Tenir les plannings de la salle des mariages, du bureau des élus, des véhicules de service.

COMPETENCES :

- Connaissance des différentes démarches liées à l'Etat Civil, aux acteurs territoriaux,
- Sens de l'écoute de l'analyse, techniques d'accueil du public,
- Sens de l'organisation et du service public,
- Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels de bureautique, éventuellement des logiciels Arpège Requiem, Mélodie, Berger-Levrault (formation possible à la prise de poste),
- Discrétion et autonomie,
- Adaptabilité.

CONDITIONS D'EXERCICE DU POSTE :

- Présence régulièrement nécessaire le samedi,
- Contrat à temps complet de 3 mois renouvelable,
- Attribution des titres-restaurant.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Identifier, traiter une demande client

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.