Assistant de Direction - Commune de Saint Paul H/F - Fonction publique Territoriale

Placé.e sous la responsabilité de la directrice, l'assistant.e de direction a pour missions d'assister la directrice dans les tâches de secrétariat et de gestion administrative dans un souci de fiabilité et de qualité d'exécution.
Il/Elle assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants entre les services. Il/Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi administratif de la direction.

Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).

* Organiser la vie professionnelle de la directrice
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la directrice
* Rappeler les informations importantes et transmettre des messages
* Organiser les déplacements de la directrice
* Etablir une relation de confiance entre la directrice et les élus concernés
* Coordonner et assurer la transversalité au sein des services de la direction
* Rédiger les ordres du jour de réunion en concertation avec la directrice
* Accueil téléphonique et physique
* Réceptionner les appels : recevoir, filtrer, orienter et renseigner les correspondants
* Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
* Relever et transmettre les messages
* Enregistrer les demandes d'intervention des différents services
* Traitement et suivi administratif
* Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler entre les services, mettre sous enveloppe, affranchir
* Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par la direction (courriers, notes, documents pour diffusion)
* Mettre à la signature
* Contrôler la forme des courriers et documents mis à la signature ou au visa de la directrice
* Assurer la gestion des parapheurs
* Classer, archiver les documents
* Reprographier
* Préparer, enregistrer et assurer le suivi des bons de commande
* Enregistrer et ventiler des factures
* Traitement et suivi des dossiers spécifiques
* Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
* Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité de la direction (bons de commande, notes de services, délibération, arrêté, etc.)
* Participer à des réunions, prendre des notes et rédiger des comptes rendus
* Alimenter et actualiser les tableaux de bord
* Organiser et classer l'archivage des dossiers
* Suivi administratif des personnels
* Aider à préparer et assurer le suivi des heures supplémentaires
* Tenir à jour les plannings de congés de la direction
* Transmettre pour validation de la hiérarchie et la DRH
* Gestion de l'agenda de la direction

De formation Bac Pro, BTS d'assistant.e de direction, assistant de manager, DUT Gestion des entreprises et des administrations avec idéalement une expérience réussie sur un profil similaire.
- Connaissance solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance des collectivités territoriales
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité
- Technique de secrétariat
- Technique de prise de notes
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet...)
- Maîtrise des logiciels spécifiques
- Etre capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Etre capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
- Etre capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Etre capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
- Capacité rédactionnelles, maîtrise de l'orthographe
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité, discrétion
- Sens du service public
- Réactivité
- Sens de l'initiative
- Polyvalent.e
- Dynamisme
- Motivation