Chef de la Division des Affaires Générales H/F - Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche

Le chef ou la cheffe de la division des affaires générales exerce ses missions sous l'autorité de la directrice des services aux usagers (DSU).

La mission principale du poste est d'assurer le bon fonctionnement matériel et la logistique de l'ensemble des services académiques.

Les activités du service sont très diversifiées et s'organisent autour de trois grands axes :

Gestion administrative et financière :
- Gérer les crédits de fonctionnement alloués, dans le respect de la politique académique d'achats et de passation de marchés, en lien avec la division du budget et des moyens ;
- Chiffrer en amont les dépenses prévisibles ;
- Gérer le pré-contentieux en lien avec la cellule achats-marchés ;
- Définir les modalités de contractualisation avec les prestataires extérieurs dans le cadre de l'exploitation et de la maintenance.

Gestion matérielle :
- Assurer la logistique des services académiques(rectorat et sites extérieurs) et superviser l'organisation des équipes techniques en charge de la logistique ;
- Coordonner et répartir les tâches des agents de service ;
- Piloter la réalisation des travaux de maintenance des bâtiments hébergeant les services académiques ;
- Piloter la réalisation des diagnostics et l'élaboration des préconisations techniques ;
- Gérer le parc automobile ;
- Organiser l'accueil physique et téléphonique ;
- Gérer le service courrier et courses diverses ;
- Organiser les archives des différents services du rectorat ;
- Gérer le magasin et les travaux de reprographie pour les services ;
- Assurer la logistique des manifestations officielles et culturelles.

Sécurité :
- Participer à la sécurité des personnes et des locaux ;
- Assurer des fonctions au sein de la cellule de crise académique.

Connaissances :
- Environnement des services relevant du ministère de l'Éducation nationale ;
- Normes et procédures en matière de sécurité ;
- Réglementation de la commande publique ;
- Outils bureautiques et collaboratifs / Chorus Formulaires / ODRIVE.

Compétences opérationnelles :
- Management ;
- Méthodologie de travail en mode projet ;
- Travailler en transversalité et en synergie avec des interlocuteurs internes et externes ;
Afficher la suite
- Aptitude à accompagner le changement et favoriser la communication dans le service ;
- Savoir rendre compte et jouer un rôle de conseil auprès de la DSU.

Compétences comportementales :
- Sens du service public ;
- Appétence pour les outils numériques et l'innovation ;
- Être force de proposition ;
- Sens de l'organisation ;
- Sens du relationnel ;
- Réactivité et disponibilité.