Assistant Administratif - Responsable de Secteur Polyvalent du Service d'Autonomie à Domicile H/F - Fonction publique Territoriale

Le CCAS d'Hendaye recherche un assistant administratif H/F pour son service d'autonomie à domicile.

Suivi du maintien à domicile des personnes accompagnées
* Assurer l'accueil téléphonique et physique du public (renseignements et orientation).
* Identifier et traduire leur besoin en matière d'aide à domicile.
* Conseiller et proposer l'intervention appropriée aux besoins du demandeur en tenant compte de l'organisation du service.
* Planifier les visites à domicile chez les usagers.
* Evaluer les besoins des usagers lors des premières demandes d'accompagnement et réajustements en prenant compte de l'évolution de la situation de la personne et des contraintes du service.
* Recevoir et conseiller les personnes aidées et/ou leur famille à la demande de l'une ou de l'autre des parties
* Proposer des solutions adaptées aux situations individuelles.
* Suivre les dossiers de prise en charge et effectuer les demandes de renouvellement.

Organisation du travail des aides à domicile :
* Etablir les plannings et l'enchaînement des interventions, en adéquation avec les plans d'aide et dans le respect du temps de travail contractuel de chaque aide à domicile.
* Adapter quotidiennement les interventions en fonction des différents aléas.
* Assurer l'information des personnes âgées et des aides à domicile sur toutes les modifications de planning.
* Faire remonter les besoins d'interventions non couverts.

Gérer l'organisation fonctionnelle du service :
* Garantir la fiabilité des informations transmises pour la facturation et pour la paye.
* Effectuer la facturation des heures d'aide à domicile aux bénéficiaires et sur ASAPRO.
* Participer à la remontée d'information concernant les besoins en recrutement et assurer les réponses aux candidatures et demandes de stage.
* Participer au traitement des réclamations et des signalements émanant des usagers ou de leur entourage.
* Vérifier les états de la télégestion et gérer les anomalies.

Portage de repas à domicile :
* Instruction des dossiers de demande.
* Mise en place du service auprès des bénéficiaires.
* Communiquer les informations nécessaires aux agents du portage.
* Gestion des commandes et des annulations.

Participation à la vie du service et de la collectivité :
* Se coordonner avec ses collègues et assurer la continuité du service.
* Rendre compte de son activité au service.
* Participer à des réunions de coordination, de service ou de la collectivité

* Expérience dans le champ de l'action sociale et/ou de l'aide à domicile
* Compétences rédactionnelles et informatiques
* Connaissance du logiciel MAD (ARCHE MC2) et d'ASAPRO
* Attrait relationnel, bonne utilisation des outils informatiques
* Connaissances en Basque et espagnol appréciées
* Permis B
Savoirs :
* Connaissance du fonctionnement d'une collectivité et plus précisément d'un CCAS.
* Connaissance des enjeux liés à l'accompagnement des personnes en perte d'autonomie
* Connaissance des enjeux de l'aide à domicile et des différents financements
* Maîtriser le cadre réglementaire et législatif en faveur des personnes aidées
Savoirs faire :
* Organiser son travail en fonction des procédures définies ainsi que des priorités.
* Faire face à l'urgence et à l'imprévu.
* Faire preuve de rigueur et de précision.
* Faire preuve d'initiative et d'autonomie dans son travail.
* Travailler en équipe
Savoirs être :
* Sens de l'accueil du public et des relations humaines
* Souci de la qualité du service
* Gestion du stress
* Discrétion
* Devoir de réserve

Moyens mis à disposition
Un bureau individuel avec outil informatique portable et téléphone fixe.
Logiciels divers.
Un téléphone portable utilisé dans le cadre de l'astreinte.

Rubriques complémentaires
Conditions et contraintes d'exercice :
* Astreintes d'une semaine complète sur un roulement prévu à l'année.
* Respecter les devoirs du fonctionnaire et les règles ou procédures propres à la collectivité.
* Intervenir conformément aux règles de l'éthique et de la déontologie.
* Se montrer discret dans ses propos et sa façon de se comporter.
* Obligation de formation