Assistant Admisnistratif - CFA Duneo H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Activités principales : Dans le cadre de la gestion administrative du CFA-DUNEO et en lien avec les UFA, les OPCO, les services internes de l'ULCO, les entreprises partenaires, l'assistante administrative assurera les missions suivantes :

1. Instruire et suivre les dossiers administratifs des alternants via le progiciel de gestion YPAREO

Saisie des rythmes d'alternance
Création des devis alternance (principalement pour les établissements publics).
Création et mise à jour des données de base : villes, établissements, codes IDCC dans les fiches entreprises.
Création des comptes utilisateurs : Apprenants, Maîtres d'apprentissage, Tuteurs Académiques.
Vérification et validation des CERFA avant signature (contrôle de la complétude des dossiers apprenants/entreprises, codification, rémunération, cohérence des dates...).
Contrôle de la complétude des dossiers alternance : conventions de formation signées, CERFA signés.

Collecte des Accords de Prise En Charge (APEC) via les plateformes OPCO, par courrier ou par mail.
Vérification périodique et par échantillonnage des fiches apprenants et des CERFA.
Contrôle anticipé des données pour l'enquête SIFA, en lien avec les CDA.

2. Gérer les non-conformités administratives et financières

Suivi des non-conformités CERFA et conventions : traitement des écarts en lien avec les services RAA, CDA, UFA, facturation.
Prise en charge des non-conformités signalées par les financeurs (OPCO, CNFPT, entreprises).
Vérification des fiches entreprises (complétude des données : NAF, effectif, IDCC, caisse de retraite, numéro de téléphone, etc.).

3. Participer à la gestion logistique et de service

Gestion des demandes d'aides Apprentis : cartes HDF, permis B, dossiers FSA, validation des THR.
Appui administratif et logistique pour les commandes liées aux sites de formation et événements.
Accueil physique (2 demi-journées/semaine sur le périmètre MFPU) et gestion du mail générique DUNEO.

4. Mettre à jour, exploiter et diffuser les informations

Mise à jour des bases de données liées à la gestion de l'alternance.
Alimentation des tableaux de bord et extractions depuis les systèmes d'information.
Recensement et diffusion des offres d'alternance.
Gestion des campagnes emailing pour les événements : salons, web conférences, coaching, autres communications.

Connaissance, savoir :

· Environnement réglementaire de l'alternance (apprentissage, contrat de professionnalisation).

· Processus de gestion administrative des dossiers alternance (CERFA, conventions, devis...).

· Logiciels spécifiques : YPAREO (indispensable), plateformes OPCO

· Culture générale des dispositifs de financement (OPCO, CNFPT, aides régionales...).

· Techniques d'accueil et de gestion de la relation usagers.

· Outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams) et messagerie collaborative.
Afficher la suite
Savoir faire :

· Saisir, contrôler et fiabiliser des données dans un logiciel de gestion.

· Vérifier la complétude et la cohérence de dossiers administratifs complexes.

· Identifier, signaler et traiter des anomalies (non-conformités) dans un cadre réglementé.

· Utiliser des outils d'extraction pour alimenter des tableaux de bord et enquêtes (SIFA...).

· Organiser les informations et les transmettre de façon pertinente aux bons interlocuteurs.

· Gérer plusieurs tâches administratives en parallèle, dans le respect des échéances.

· Rédiger des messages clairs, structurés, adaptés aux différents publics.

· Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité.

· Participer à la logistique et à l'organisation de réunions ou d'événements.

Savoir être :

· Rigueur, sens du détail et fiabilité dans le traitement des informations.

· Discrétion et respect de la confidentialité des données.

· Capacité d'organisation et de priorisation.

· Réactivité et autonomie dans l'exécution des missions.

· Sens du service public et capacité d'adaptation à une grande diversité d'interlocuteurs.

· Esprit d'équipe et coopération avec les différents services (RAA, UFA, CDA, finance...).

· Goût pour les outils numériques