Assistant Administratif - Mairie de Limoges La H/F - Fonction publique Territoriale

Un poste d'assistant administratif - adjoint administratif est à pourvoir à la direction citoyenneté et accueil des usagers, service funéraire.
L'agent sera placé sous l'autorité du responsable du service funéraire.

MISSIONS PRINCIPALES

Gestion des plannings des chauffeurs-porteurs ; gestion des heures et des frais de déplacements :
- Elaboration des plannings quotidiens et transmission aux agents ;
- Elaboration des plannings de service (mensuels) ;
- Suivi des congés ;
- Suivi des frais de déplacements ;
- Mise à jour quotidienne des heures effectuées par les agents et transmission à la DRH des états des frais de déplacements (par semestre).

Prise des commandes passées par les conseillers funéraires :
- Réception des appels et élaboration des bons de commande ;
- Transmission des commandes aux agents pour préparation ;
- Edition et vérification des fiches de préparation des cercueils ;
- Suivi de l'occupation quotidienne des salons funéraires.

Gestion des stocks d'urnes :
- Contrôle physique des stocks en collaboration avec les agents et transmission aux conseillers.

Traitement des factures :
- Vérification et traitement des commandes, suivi des factures ;
- Recherches par marchés, par fournisseurs...

Rédaction des comptes rendu de réunion :
- Accueil téléphonique ;
- Orientation des familles et des fleuristes dans les salons.

MISSIONS SECONDAIRES

- En collaboration avec le responsable adjoint, suppléance de certaines tâches du responsable de la chambre funéraire ;
- Missions annexes : classement, archivage, commande de fournitures de bureau...

- Connaissance de la collectivité ;
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, logiciels spécifiques : ASTRE, INCOVAR, LOMACO...) ;
- Avoir le sens de l'organisation, être rigoureux et méthodique ;
- Savoir rendre compte ;
- Savoir faire preuve d'autonomie, d'initiative et de réactivité ;
- Savoir travailler en équipe.