Gestionnaire Administratif·ve H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Au coeur du Département des Sports, vous formez un binôme avec la responsable administrative et financière pour faire vivre les activités sportives et pédagogiques de l'université.

Vos missions au quotidien
- Accueillir, informer et accompagner étudiants, enseignants et intervenants
- Coordonner stages, emplois du temps, dossiers étudiants et inscriptions
- Suivre les aspects financiers (recettes, paiements, devis, licences)
- Rédiger courriers, conventions, et assurer le lien avec les vacataires
- Animer la communication autour des événements et infos sportives

Un rôle clé, au croisement de l'administration, de la pédagogie et du sport, où rigueur, réactivité et esprit d'équipe sont essentiels.

Gestion administrative

· Assurer l'accueil physique et téléphonique ainsi que la gestion de la boîte électronique du secrétariat

· Préparation et gestion des stages

· Relation avec les intervenants vacataires

· Gestion de l'association Sportive

· Rédiger et transmettre les courriers et documents administratifs

· Préparation des conventions

· Gestion du planning des infrastructures sportives et des événements sportifs (tutorat, cours sup., FFSU, championnat)

Gestion pédagogique

Aide et soutiens de l'activité pédagogique dans sa globalité
Constitution des dossiers administratifs des stages
Elaboration du planning des activités sportives (collaboration responsables)
Gestion de la plateforme d'inscription MY DAPS
· Vérifier, trier, classer ou transmettre des dossiers d'étudiants

Gestion des notes des d'étudiants
Organisation des sessions de rattrapages
· Relationnel et collaboration avec les secrétariats des formations

Gestion des rendez-vous d'ostéopathie
Gestion administrative des projets CVEC
Saisie des licences FFSU
Gestion des emplois du temps des enseignants titulaires et vacataires (logiciel Hyperplanning).
Diffuser les absences et les reports de cours/ examens
Mise en place des examens écrits (plateforme Moodle)
Gestion des dossiers de candidatures au pôle sportif haut et bon niveau

Gestion financière
Gestion et suivi des recettes des stages étudiants
· Gestion des paiements des licences FFSU

Gestion des devis du matériel pédagogique

Communication
· Diffusion des informations sportives (stage, évènement sportif)

· Gestion des affichages et des supports visuels

Connaissances / Savoir
- Connaissances des règles de scolarité
- Connaissance générale de la gestion administrative
- Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion administrative de la fonction publique

Savoir faire
- Appliquer des procédures, les règles et les dispositions réglementaires
- Maîtriser les techniques de rédaction administratives
Afficher la suite
- Savoir gérer les aléas
- Evaluer et hiérarchiser les besoins
- Travailler en équipe
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer

Savoir être
- Sens de l'organisation
- Capacité d'adaptation
- Capacité à gérer le stress
- Rigueur / Fiabilité
- Sens de la confidentialité
- Sens relationnel