Poste Polyvalent - Section Courrier et Remplacement à l'Accueil Général en Cas de Besoin H/F - Fonction publique de l'État

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales

1 Effectuer le traitement du courrier «départ» et «arrivée» qui se décompose de la façon suivante :
- Apporter le courrier -départ- à l'agent de la poste à l'arrivée du camion entre 8 heures 45 et 9 heures 30 et récupérer le courrier -arrivée-

- Dépouiller, trier, répartir le courrier ordinaire et recommandé et enregistrer les plis recommandés dans le tableau de suivi ad hoc

- Prendre en charge les courriers recommandés de la DDPP -mission nouvelle confiée au BCRU le 01/12/2022

- Regrouper et affranchir les courriers «départ»dont ceux de la DDPP

- Avec l'aide et sous le contrôle de la cheffe de bureau et de son adjointe, identifier le courrier réservé à transmettre aux membres du corps préfectoral puis le scanner et l'enregistrer dans le fichier ad hoc.
2 Enregistrer les colis -arrivée- et aviser de leur arrivée le service compétent et préparer et enregistrer dans le tableau de suivi ad hoc les colis - départ

3 Accueillir :
en particulier, les huissiers et autres agents des directions de la préfecture, des sous-préfectures, des autres services de l'État, les huissiers et autres agents des communes ou du conseil départemental -dépôt et récupération de courrier et - ou - de parapheurs
apposition du cachet de réception en préfecture des actes soumis au contrôle de légalité
remise aux huissiers et autres agents communaux des paquets de CERFAS de demandes de CNI et passeports majeurs et mineurs après accord du CERT- et les livreurs privés.

4 Attribuer les numéros d'enregistrement des arrêtés préfectoraux sur demande des directions de la préfecture et des autres services de l'État et enregistrer les demandes dans le tableau de suivi ad hoc.
5 Assurer le suivi des parapheurs externes.
6 Récupérer, trier et orienter le courrier déposé dans les deux boîtes aux lettres mises à disposition des usagers par la préfecture.
7 En cas d'absence d'un des deux titulaires du poste, le remplacer, en cas de besoin, à l'accueil général de la préfecture dont les missions sont les suivantes :
Relevé quotidien du contenu des urnes mises à disposition des usagers pour recueillir les fiches de suggestions-réclamations et remise des fiches à la cheffe de bureau ou à son adjointe
orientation
en cas de besoin, accompagnement des PMR vers les rampes d'accès et l'ascenseur situés en zone A mais également de visiteurs dans les étages
renseignements et remise aux usagers de coupons d'information
mise en oeuvre des mesures préconisées en cas d'incident -rappelées dans la fiche incident affichée dans chaque box
tenue statistique quotidienne du nombre de personnes reçues.
8 Tenue régulière -intégration des données chaque vendredi après-midi du planning hebdomadaire des agents qui assureront l'accueil général la semaine suivante et actualisation du planning -en cas d'arrivée de nouveaux agents.

Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel -Niveau pratique
Avoir des compétences en informatique - bureautique - Niveau pratique

Savoir-faire
Savoir-travailler en équipe - Niveau pratique
Savoir s'organiser - Niveau pratique
Savoir analyser - Niveau pratique
Avoir l'esprit de synthèse - Niveau pratique

Savoir-être
Savoir-accueillir - Niveau pratique
Savoir s'adapter - Niveau pratique
Savoir s'exprimer oralement - Niveau pratique

Vos perspectives :
Les compétences mises en oeuvre sur le poste permettent une bonne connaissance des circuits administratifs, d'acquérir une polyvalence, une autonomie professionnelle et une facilité d'adaptation aux imprévus.