Assistant de Cabinet - les Lilas H/F - Fonction publique Territoriale

DEFINITION DU METIER :
Sous la responsabilité directe du ou de la direct.eur.rice de cabinet et sous la coordination du ou de la chef.fe de cabinet, l'assistant.e de direction est chargé.e du suivi du travail quotidien du cabinet en apportant une aide permanente au Maire et aux collaborateurs de cabinet en termes d'organisation.
L'assitant.e de direction est chargé.e de la gestion de l'agenda du Maire, de la planification de réunions et de l'organisation de réceptions et d'événements municipaux en lien avec les collaborateurs de cabinet, les élus et les services.
Il.elle a la responsabilité de l'accueil téléphonique et physique du cabinet, la transmission des messages importants, le traitement, le classement et la répartition du courrier, la rédaction et la mise en forme de courriers, la préparation des dossiers supports pour les réunions du Maire et des collaborateurs.

ACTIVITES TECHNIQUES :
* Accueil téléphonique et physique
* Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
* Gestion du courrier
* Gestion des moyens généraux à destination du cabinet et des élus (fournitures, bons de commande, notes de frais...)
ACTIVITES SPECIFIQUES :
* Organisation de la vie professionnelle du Maire et gestion d'agenda
* Travail en transversalité
* Organisation et planification de réunions, d'événements et de réceptions
* Interface entre les élus, l'administration, les administrés et les partenaires institutionnels

SAVOIR-FAIRE (COMPETENCES) :
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de l'élu
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
* Établir une relation de confiance avec le ou la Maire et les membres du cabinet
* Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers
* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service

SAVOIRS (CONNAISSANCES) :
* Notions d'organisation et de gestion du temps de travail (gestion des priorités, des urgences et des imprévus).
* Organiser les déplacements professionnels de l'élu.e
* Règles de l'expression orale et écrite de qualité
* Techniques de secrétariat
* Tableaux de bord et outils de planification et suivi
* Standard téléphonique, annuaire de la collectivité et des partenaires
* Principes rédactionnels
SAVOIRS ÊTRE (QUALITES) :
* Esprit de synthèse et sens de l'organisation
* Rigueur
* Sens des relations humaines
* Discrétion
* Autonomie
* Réactivité et disponibilité