Charge d'Accueil et Etat Civil - Brindas H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité de la Directrice du pôle Ressources qui gère notamment
l'accueil et le service de l'état-civil.
- En relation avec les usagers, les élus, l'ensemble des prestataires de la commune
- En relation avec l'ensemble des services de la collectivité
- En relation avec d'autres communes, les services de la préfecture, du procureur, la
CCVL et tous les partenaires institutionnels de la commune
- Au sein du service accueil/état civil composé de trois agents

1-Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Mairie
*Accueillir, informer et conseiller les usagers,
* Orienter le public auprès des services municipaux ou administrations compétentes,
*Transmettre les communications téléphoniques, prendre des messages et les restituer aux agents municipaux et aux élus.

2-Étatcivil
* Rédaction, mise à jour des actes d'état civil, délivrance des copies ou extraits d'acte d'état civil et livrets de famille, délivrance des attestations de recensement citoyen et gestion des affaires militaires, réception et instruction des dossiers d'attestation
d'accueil, enregistrement, modification et dissolution de PACS, délivrer des actes d'état civil,
* Instruction des dossiers de CNI passeports, remise des titres et gestion des rendez-vous,
* Instruire les dossiers de mariage

3-Assurer les autres missions du service :
* Participer à l'organisation des élections : listes, inscriptions, procurations, organisation des bureaux de vote...
* Participer à la gestion des affaires funéraires (suivi des concessions, réception des familles...)

4-Assurer des prestations courantes de secrétariat :
*Réceptionner, enregistrer, trier et envoyer le courrier (lettres, fax, mails, documents) interne et externe,
* Effectuer des travaux administratifs : courriers, notes, tableaux de suivi, tri, classement, affichage, archivage.

- Temps de travail : 80% (30h avec 11 RTT)
- Horaires : à définir avec la directrice du Pôle mais doivent s'adapter aux horaires d'ouverture de la mairie.
- Travail le samedi matin, suivant un tour de rôle : 9h00 - 12h00.
Les heures effectuées sont à récupérer.
- Travail en guichet d'accueil avec contact direct et permanent avec le public
- CNAS

Connaissances règlementaires en matière d'état civil et de délivrance
des titres d'identité

Savoir faire :
- Maîtrise de l'outil informatique (agenda, traitement de texte, mails).
- Maîtrise des applications et logiciels métiers.
- Accueil du public (écoute active, reformulation, techniques de gestions de conflits...).
- Pédagogie

Savoir être
- Sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et de dialogue
- Travail en équipe
- Calme et maîtrise de soi
- Discrétion et confidentialité
- Organisation, méthode et rigueur
- Réactivité, sérieux et efficacité
- Autonomie et polyvalence
- Patience et diplomatie

Niveau Bac
Expérience vivement appréciée dans le domaine de l'accueil et de l'état civil