Assistant·e Direction Secrétariat Particulier au Recteur Délégué à l'Esri H/F - Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche

Placé(e) sous l'autorité directe de la directrice de cabinet, l'assistant(e) de direction participe à l'organisation quotidienne du travail du cabinet ESRI, notamment en assurant les missions suivantes :

Secrétariat : suivi du courrier et des parapheurs.

Gestion de la messagerie : veille en continu, gestion et suivi en autonomie de la boite mail fonctionnelle du secrétariat du cabinet ESRI. Traitement des demandes en lien avec la directrice de cabinet ESRI.

Gestion de l'agenda du recteur délégué : suivi et gestion de l'agenda en lien avec la directrice de cabinet ESRI en lien avec le cabinet du recteur de région académique. Collecte et recensement des demandes d'audience, des invitations à des événements et des manifestations extérieures. Montage de réunions (régulières ou occasionnelles) internes au rectorat ou externes, notamment avec les universités, les organismes de recherche, les CROUS, le ministère.

Préparation des réunions à l'agenda : demande de contributions aux services, suivi de la logistique des événements et rencontres auprès des organisateurs ou établissements (déroulé, liste des présents...).

Accueil : Accueil physique et téléphonique pour le recteur délégué des invités ou personnes reçues en audience. Réservation et préparation d'une salle, de la visioconférence en cas de besoin.

Préparation des déplacements : information au chauffeur, réservation des billets de train, réservation d'hôtels, information aux rectorats d'académie et aux élus. Suivi logistique des déplacements.

Archivage : Mise à jour de différents tableaux de données (listes d'envois, remontées...), constitution de dossiers thématiques (circulaires, notes...).

Savoir-faire :
- Gérer un agenda
- Rédaction de courriers
- Communiquer des informations en interface entre différents interlocuteurs

Savoir-être :
- Grande rigueur dans la gestion du quotidien et sens de l'organisation
- Réactivité, capacité à prioriser et gérer les urgences
- Discrétion, loyauté, diplomatie, respect de la confidentialité
- Sens des relations humaines et du travail en équipe
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- Capacité à s'approprier rapidement de nouveaux enjeux ou outils
- Capacité à partager l'information et à rendre compte

Connaissances :
- Techniques du secrétariat
- Classement, archivage
- Outils bureautiques et administratifs et applications informatiques métier