Assistant de Direction du Pôle Services de Proximité H/F - Fonction publique Territoriale

Située au nord des Bouches-du-Rhône et au sud immédiat d'Avignon, la communauté d'agglomération Terre de Provence regroupe 13 communes (59 000 habitants) et exerce, notamment, les compétences collecte et traitement des déchets, le développement économique, la politique de la ville, l'habitat, l'action sociale, le tourisme et l'aménagement du territoire.

Sous la direction de la directrice de pôle Services de Proximité et du directeur opérationnel, l'assistant(e) de direction exercera les missions suivantes :

* Activités et tâches liées à l'accueil physique et téléphonique du pôle (missions principales du poste) :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service,
- Gestion et suivi des plaintes,
- Prise de rendez-vous pour les accès en déchetterie,
- Assurer et améliorer la qualité du service aux administrés et aux communes membres,
- En lien avec le responsable collecte : résolution des problèmes des administrés,

* Activités et tâches liées au traitement et à la gestion des demandes :
- Enregistrer et classer le courrier entrant (papier et électronique)
- Assurer le suivi des courriers : relancer les services, suivre les signatures
- Rédiger les courriers de réponse aux usagers, assurer leur envoi
- Répondre aux demandes reçues par téléphone, courrier ou courriel
- Veiller à la traçabilité et à la transmission des courriers et e-mails dans les délais

* Activités et tâches liées à la gestion administrative du pôle :
- Assister la Directrice de Pôle et le Directeur opérationnel dans la gestion courante
- Centraliser les demandes des services et assurer leur suivi
- Rédiger divers actes administratifs : arrêtés, déclarations préalables, avis sur permis de construire, etc.
- Saisir et suivre les éléments RH du service (heures supplémentaires, absences...) pour transmission au service RH
- Classer et archiver les dossiers administratifs du Pôle
- Gérer les parapheurs : enregistrement, suivi du circuit de signature et relance
- Préparer les dossiers pour les réunions (recherche de documents, mises en page, impressions, tableaux de synthèse)
- Être à l'écoute des besoins émanant des communes, riverains, élus ou autres services et transmettre aux agents concernés.

* Assurer le suivi de la facturation du Pôle :
- Enregistrer et saisir les factures reçues
- Transmettre les factures aux services opérationnels pour vérification et validation
- Veiller au respect des délais de validation et de mandatement
- Assurer la saisie comptable des éléments de paiement et suivre l'état des règlements

Exigences requises :
* Savoir :
- Niveau BTS Assistante de Direction ou expérience significative dans un poste similaire,
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
- Connaissance des procédures administrative et comptable
- Connaissances des principaux outils informatiques : Word, Excel, Outlook, Internet,

* Savoir-faire :
- Maîtrise des outils informatiques ;
- Excellente capacité rédactionnelle des différents actes administratifs (courriers, mails, comptes-rendus, arrêtés, délibérations...),
- Bonne maîtrise des techniques d'assistante de direction (prise de note, saisie, mise en page...),
- Excellente maîtrise de l'orthographe

* Savoir-Être :
- Qualités relationnelles,
- Qualité rédactionnelle,
- Rigueur, notamment dans l'application des procédures,
- Capacités d'organisation et à rendre compte,
- Esprit d'équipe,
- Autonomie,
- Initiative,
- Disponibilité, discrétion,
- Sens de l'intérêt général et du service public.