Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Bruno Dolis Artisan de Noel

Leader Français de la décoration de Noël dans les centres commerciaux, l'entreprise BRUNO DOLIS ARTISAN DE NOËL est une entreprise française fondée en 1994 également présente en Suisse. Elle est gérée par son créateur et propose des prestations de services de haute qualité incluant la création, fabrication et l'installation de décorations de Noël développées sur mesure pour des clients faisant partie des plus grands groupes du secteur.

Nous recherchons un/une assistant polyvalent H/F

Au sein de l'équipe administrative et commerciale, vous serez chargé(e) de fournir un soutien administratif pour garantir le bon fonctionnement de nos opérations. Vous intégrerez une équipe de 4 personnes sous la responsabilité directe du chef d'entreprise et de ses assistantes.

Vous aurez pour missions principales :
- Secrétariat :
Accueil physique et téléphonique de l'entreprise
Gestion et suivi des envois (courriers, colis.)
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Classement et archivage (papier et numérique)
Prise de notes et rédaction de comptes-rendus divers
Reporting

- Assistanat administratif :
Gestion et suivi des déplacements et rendez-vous du dirigeant et collaborateurs (délégation progressive) :
1- Réservations selon tournées / 2- Etude tournées, réservations
Suivi budgétaire des déplacements et notes de frais
Préparation des documents nécessaires aux rendez-vous
Préparation des documents pour la rédaction des comptes rendu de Production/Electricité
Impression dossiers de montage
Préparation et impression classeurs de production
Préparation et impression classeurs de révision

- Commercial :
Veille concurrentielle
Cadeaux clients et cartes de voeux

- Achats
Suivi des livraisons (pointage des bons de livraison)

- Logistique montages et démontages
Rédaction, mise à jour et suivi des comptes-rendus logistiques et des informations livraisons nacelles et décoration
Démarches administratives pour interventions (Envoi listes de personnel, plans de prévention, demandes autorisations travail)
Suivi des visites sur site du bureau de contrôle et des réceptions des rapports de visite pour envoi aux clients
Réservations et suivi des d'hôtels dans le respect des budgets alloués
Réservations et suivi des véhicules de location dans le respect des budgets alloués
Réservation et suivi des contrats des boxs de stockage dans le respect des budgets alloués
Suivi livraisons nacelles sur chantiers (renfort)
Contrôle et affectation des factures

L'activité de l'entreprise est saisonnière, certaines missions sont périodiques et suivent les différentes phases des projets : période commerciale et révision, période production, période logistique.

Et si on parlait de vous :
- Vous avez une bonne maîtrise de la bureautique et du Pack Office,
- Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre dynamisme et vos qualités relationnelles et rédactionnelles,
- Vous savez travailler en équipe et communiquer de façon claire et précise,
- Vous savez gérer plusieurs tâches simultanément et respecter les délais,

Expérience :
- Métier accessible aux débutants.

Conditions d'exercice :
Temps plein, du lundi au vendredi
Travail en journée
Pas de télétravail

Horaires de travail :
39h par semaine
Du lundi au jeudi : 8h-12h et 13h-17h
Le vendredi : 8h-12h et 13h-16h

Formation :
Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) souhaité

Durée du contrat :
7 mois
Du 1er juillet 2025 au 31 janvier 2026
L'entreprise sera fermée du 2 au 24 août inclus

Rémunération :
13€ brut / heure

Candidature :
- CV + Lettre de motivation

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Modalités d'accueil, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Archiver des dossiers et documents de référence, Organiser des déplacements professionnels, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Maîtrise du Pack Office

Langues : Français souhaité

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Activités spécialisées de design

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de persévérance : Capacité à maintenir son effort jusqu'à l'achèvement complet d'une tâche quels que soient les imprévus, les obstacles de réalisation rencontrés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.